秘書教育注重素質(zhì)養(yǎng)成
[摘要]:知識經(jīng)濟社會,知識是重要的資源。秘書的人際品質(zhì)、智力源泉、知識體系、能力結(jié)構(gòu)是發(fā)揮整體效益,實現(xiàn)整合,使知識資本“保值”“增值”的決定性因素。秘書教育應注重素質(zhì)養(yǎng)成。
秘書學是一門新興的學科,自20世紀80年代初期普遍開始設(shè)立秘書專業(yè)以來,秘書專業(yè)人才培養(yǎng)形成了以職高為基礎(chǔ)、高職為主體、各類函授自考為補充的培養(yǎng)格局,另外,在不少本科院校也設(shè)有中文專業(yè)秘書方向。比較而言,高職文秘專業(yè)培養(yǎng)模式較為規(guī)范、成熟,積累了一定的人才培養(yǎng)經(jīng)驗,形成了有自身特色的教學模式,對秘書學科建設(shè)起到積極的推動作用,為用人單位培養(yǎng)了大批具有較高理論素養(yǎng)和一定職業(yè)技能的文秘人才。這種同高!芭俊迸囵B(yǎng)的人才,與過去由“師傅帶徒弟”而培養(yǎng)的人才相比,有其理論上的優(yōu)勢。但學校培養(yǎng)的秘書人才也有明顯的不足,即缺乏實踐經(jīng)驗鍛煉,所學知識與實際工作有差距,教學內(nèi)容與秘書工作嚴重脫節(jié),是秘書專業(yè)教育人才,從課程體系構(gòu)建、教學方法、能力培養(yǎng)模式、實習基地的創(chuàng)建、模擬辦公場所的設(shè)置等方面進行改革,彌補學校教育的局限,使學生成為既有理論知識、創(chuàng)新思維、又是有實踐能力、操作技巧的合格秘書人才。
如何在專業(yè)教育中體現(xiàn)以市場需求為向?qū),拓寬專業(yè)口徑,使文秘人才的培養(yǎng)切合中小企業(yè)工作崗位的要求,克服以往培養(yǎng)模式中弊端,培養(yǎng)“適銷對路”的秘書人才,是文秘專業(yè)教育要解決的問題,也是高職院校樹立人才品牌特色,做大做強文秘專業(yè)的關(guān)鍵所在。秘書學是實踐性很強的學科,秘書專業(yè)教育是一種職業(yè)技術(shù)教育,所以理論知識要少而精,要以應用為目的,強化應用為教學重點,引進現(xiàn)代科學技術(shù),尤其是現(xiàn)代模擬辦公技術(shù),增強學生的實踐環(huán)節(jié),注重素質(zhì)養(yǎng)成,把“復合型”秘書人才作為培養(yǎng)目標。
一、以人為本 人際品質(zhì)
各級組織要實現(xiàn)增值,最大限度地減少組織內(nèi),充分調(diào)動員工的積極性,把成本降到最低限度,有效利用各種資源,使全體員工能“群馬奔騰”而“駿馬脫穎而出”是關(guān)鍵,培養(yǎng)“駿馬”是秘書教育的成敗所在,其核心又在人的素質(zhì)養(yǎng)成。為此,在教學中必須注重加強以下幾方面的教育:
(一)“心理”素質(zhì)是秘書工作的向?qū)。要?a class="channel_keylink" href="http://lailaliao.cn/peixun/zhiyemishu.html" target="_blank">秘書人員既要思維敏捷、頭腦靈活、善于及時準確地領(lǐng)會意圖,又要嚴守本分、忠實老實、見微知著、一葉知秋,善于在復雜的環(huán)境中把握事物的本質(zhì)特征。要多接觸各方面的情況。及是了解基層群眾在想什么,機關(guān)干部在想什么,領(lǐng)導同志在想什么,做到胸中有數(shù),超前思維,妥善處理好各方關(guān)系
(二)“人緣”關(guān)系是秘書工作的基礎(chǔ)。要求秘書妥善處理好人際關(guān)系,上下左右各方關(guān)系平衡發(fā)展,要求秘書人員具備良好的人際交往個性。人際交往個性品質(zhì)(character)是指一個單一到多維的思考認識和由表及里的內(nèi)外統(tǒng)一的整合。秘書良好的人際交往個性主要有:
(1) 價值取向正確,有高尚的人生觀、價值觀、能堅持正確導向;而不是好走極端、消極厭世、碌碌無為;
(2) 忠實地按領(lǐng)導批示辦事,但又要敢于在原則問題上提出自己的新見解、開拓創(chuàng)新;
(3) 性格能符合職業(yè)要求,具有開拓合群、誠信守信、寬容忍耐、重諾踐約等品格魅力;
(4) 積極向上,參與社會生活競爭,完善自我的意志品質(zhì);
(5) 給挑戰(zhàn)自我追求完美的個性氣質(zhì);
(6) 懂得交往原則及較強的公關(guān)意識,審時度勢,能與性格愛好不同的人交往,同時懂得情理并用。有較強的公關(guān)意識的秘書才會去做感情投資,才有可能獲得好人緣。
(三)利用“資源”,借力“經(jīng)營”。秘書要做好助手、當好參謀、做好耳目、督辦行政。為此,就要善于借力,把知識性與智能性的無形資產(chǎn)同資本性的有形資產(chǎn)地開發(fā)和利用起來,使得整體資本結(jié)構(gòu)不斷增值。
會議圓滿結(jié)束,已到了送客的最后階段,工作人員突然得知某住房地毯被污染,賓館要求主辦單位高額賠償損失,便萬分火急地電告求援。因住房的客人已返程,一時無從追究;此事若不處理好,會務組不得撤離,工作人員個個像熱鍋上的螞蟻。秘書聞訊后,想起單位某部門對處理污染很有辦法。一個求援電話撥出,部門領(lǐng)導答應立即派出專家前往解決問題。污染處理取得了相當好的效果。賓館經(jīng)理看了處理后的地毯,表示滿意。一件火急火燎的突發(fā)事件,竟在秘書的調(diào)派下得到迅速解決。秘書善于利用資源,借力經(jīng)營恰到好處,就能取得事半功倍的效果。知識經(jīng)濟是信息化經(jīng)濟,秘書要借力經(jīng)營,就要掌握充足的有效信息,通過多渠道,多角度來捕捉獲取有效信息,拓寬人力(勞動力與智力)、物力、財力資本的本源渠道,才能有效推動人力資本與結(jié)構(gòu)性資本“保值”、“增值”。為此,要教育學生搞好自身素質(zhì)建設(shè),要在德、智、才、識多方面加強修煉。
(四)品德魅力、無窮無盡。“火心要虛,人心要實”,誠實與謙虛的品質(zhì)之反以被作為起碼的規(guī)范約定下來,被人所重視,是因為誠實與謙虛是一種高尚的人格,是對自己、他人和社會負責的表現(xiàn)。感召力的強弱很大程度上是人格高尚或是人格卑微的“對應物”。對待他人真心誠意、實實在在,辦事說話有根有據(jù)、守諾守信、不捕風捉影,把問題擺在明處,不在背后搞小動作,不耍奸藏滑,而光明磊落、踏踏實實,擁有此等胸懷與人相交辦事,必能贏得好感,秘書人員往往被推向矛盾的端點與焦點上,應處變不驚,寬容忍讓之,樂于助人,關(guān)心他人的境遇和需求。秘書是單位的面。古人曰:“愛好者愛返,福來者福往”,人際之間是“互惠”與“互動”的,秘書的社會角色其如此。好人緣、強感召力是智力的基礎(chǔ),而這一基礎(chǔ)的奠定則是自己友好人、善意待人、慷慨助人所贏得酬賞。
二、智力火花, 創(chuàng)新動力
知識經(jīng)濟是創(chuàng)新經(jīng)濟,高智力經(jīng)濟。教學時要著重講清。秘書為領(lǐng)導輔佐決策,必須多謀善斷,去偽存真、去粗取精,為領(lǐng)導提供全面快速、深入仔細的信息;務必使決策目標明確,決斷科學,主觀與客觀相符,具有時代價值,優(yōu)化決策,得到最佳行動方案,F(xiàn)代社會錯綜復雜,秘書要“眾人皆醉我獨醒”,在這剪不斷、理還亂的社會中保持清醒頭腦,就要有一種敏銳的觀察力、注意力、敏捷的思辨力、較強的綜合分析能力和豐富的想象力。知識經(jīng)濟,網(wǎng)絡(luò)社會,給人感覺上虛無縹緲,而當在網(wǎng)上快速便捷購物時,又是實在可行的。想要獲得財富、走向成功,就必須有較強的觀察力、思辨力和記憶力,捕捉新知識化為新動力。
當今,全球化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化、秘書的學習范圍拓寬了,應獲得的知識面擴大了,要懂得、記憶的東西也與日俱增了。時代要求高智商秘書,時代又將造就高智商秘書。知識經(jīng)濟泡沫在減少,含金量不斷在上升;人力資源的發(fā)現(xiàn)——培養(yǎng)——拋棄的循環(huán)過程也將會更快、更強。時代要求我們不斷更新知識,獲取更多的新智力資本,并使用不斷快速增值;否則,就會因陳舊落后而被淘汰出局。沒有高智商又何談高效參謀咨詢、輔佐決策,促使整合資本“保值”、“增值”,怎能收獲好效益?在繁忙的工作中,在眾多信息或外界環(huán)境的干擾下,我們的注意力分配或集中轉(zhuǎn)移可能引起不同的感應或?qū)κ挛锏恼J識有較大的差別。要正常工作,必須明確方向,并注意力的投向。既要警惕無意注意對計劃或目標產(chǎn)生的負面影響,又要適度調(diào)節(jié)有意注意產(chǎn)生的疲勞乏味情緒,理性對待差異對注意的制約作用,對一些不良信息注意指向力求避讓,把精力放在關(guān)鍵點上。
領(lǐng)導決策正確主要靠的是思維、思考。決策的方法和目標都必須服從于創(chuàng)新;決斷更是高智力認真研究論證的結(jié)晶,秘書的重要職責就是輔佐決策。高智力思維創(chuàng)新,最忌諱的是按別人的思維去思考、人云亦云。而要有獨立意識和創(chuàng)新意識,教學中就必須著重講授獨特思維方式。如:
1、逆向思維,即從正反兩個方面看待分析同一事物;
2、發(fā)散思維,即從某研究對象出發(fā),由一點聯(lián)想到多點進行的全方位思考,具有非線性,非邏輯性特征,從而產(chǎn)生非此即彼、由表及里的開發(fā)思維;
3、樂觀思維,即著眼于事物好的發(fā)展態(tài)勢、方向去思考解決問題的方法;
4、關(guān)聯(lián)思維,從事物相關(guān)聯(lián)系的角度分析解決問題的方法。
學生掌握這些思維方式并在以后實際工作事務中常用之,則可能對問題的解決會獲得意想不到的成效。智力靠的是不斷思考探索有經(jīng)驗的獲取、分析、歸類、整理的總結(jié)不斷學習進取。只有如此、智力才會有火花,才能成為創(chuàng)新的原動力。
三、知識資本“固定”資產(chǎn)
唐代諫官魏征曾說:“求木之長者,必固其根本;欲流之流者,必浚其泉源!秘書理所當然應有良好的智力結(jié)構(gòu),才能完成其本職工作。這就要求教學中,注重以博深的知識作基石,使得智能資本與知識資本并駕齊驅(qū),同時增值。
秘書工作必須是快節(jié)奏、高效率,若沒有基礎(chǔ)知識,將是紙上談兵。秘書必備的專業(yè)知識以用與之相關(guān)聯(lián)的交叉性、邊緣性科學知識,是必不可少的輔助資源。如秘書不懂法,難以完成有法可依的使命,甚至導致已方的合法權(quán)益受到侵害而束手無策。正如:《經(jīng)濟參考》刊登的消息:“廣州市人大常委會重點檢查了該市工、商、外貿(mào)和區(qū)街系統(tǒng)的五十八家企業(yè),發(fā)現(xiàn)這些企業(yè)在經(jīng)濟交往中簽訂的經(jīng)濟合同,多數(shù)沒有按經(jīng)濟合同規(guī)定辦理,造成了嚴懲的經(jīng)濟損失。東山區(qū)檢查小組檢查了4400份合同,其中符合經(jīng)濟合同法規(guī)定的只有6份,工商局五金交電站共檢查了700份合同,沒有一份符合合同法規(guī)定的完整條款。由于不按經(jīng)濟合同法簽訂合同,使合同失去了法律的約束力,給國家和企業(yè)造成了很大的經(jīng)濟損失。廣州市百貨采購站一年發(fā)生經(jīng)濟合同糾紛案達3200多宗,拒付金額達1000元。市建筑公司一年工程費用收入兩億元,但由于一些工程項目在簽訂合同條款不明等原因,使210萬元工程費用無法收回,此外,社會上的一些不法分子也利用不合法的經(jīng)濟合同進行詐騙活動。這年該市查處的利用經(jīng)濟合同進行違法活動的案件達80多宗!鄙鲜鍪吕馗吭,既有領(lǐng)導以言代法、以情代法和管理不善的因素,又有企業(yè)秘書擬制合同時,缺乏經(jīng)濟學和法學等基礎(chǔ)知識,并缺乏自然科學和現(xiàn)代科學技術(shù)知識,沒有擔負督促、檢查之職,致使損失慘重等因素。
知識經(jīng)濟社會,依法治國已付諸實施,秘書更應該掌握經(jīng)濟理論和法學等方面的知識,來維護公私財產(chǎn)不受侵犯,保障我們的合法權(quán)益,面對紛繁復雜的社會,我們難道還有什么理由不拓展知識面,成為學識深廣,視野開闊的“通才”嗎?
當今“時間就是金錢,效率就是生命”,良好的專業(yè)知識是秘書工作得以勝利完成的必備利器。要挖文山、填會海,就必須順應潮流寫“短文”講“短話”,使自己撰寫的文章、講出的話切中目標,合乎文法,邏輯嚴密,妙語生輝,節(jié)短音長,字半意倍,事半功倍。為此,必須教育學生掌握辦文辦事的精專知識。正如一位新當選的鄉(xiāng)長在施政演講時說:數(shù)九寒天的,把大家從各村請來,為我們投票,我心中很不過意。我只講三句話:一、當官不為民作主,不如回家賣紅薯;二、為政清廉,不貪不占;三、不講大話、空話、假話、多辦實事。完了!罢坡暲讋,經(jīng)久不息。從頭到尾僅80余字,字字珠機,擲地有聲。作為秘書撰寫演講稿是必做的也是常做的事,要獲得如此效果,必先利其器,掌握好要領(lǐng),故學好專業(yè)知識時不我待。
四、智能開發(fā) 生命之線
智能是秘書綜合素質(zhì)的集中體現(xiàn),是秘書生存、發(fā)展、“贏利”的生命線。知識結(jié)構(gòu)影響秘書智力結(jié)構(gòu),也決定著能力的作用大;但僅僅是一本“死”詞典的秘書也是無法給工作帶來效益的。因此,調(diào)動豐富的知識積累,充分挖掘整合智慧,潛能,與時俱進,開拓創(chuàng)新,快速高效完成秘書本職工作是知識經(jīng)濟時代的總要求。秘書職責是參謀咨詢、溝通協(xié)調(diào)、輔佐決策、管理事務,檢查督辦、為領(lǐng)導工作服務,綜合處理機關(guān)事務,促進管理機構(gòu)發(fā)揮整體效益。智能靠知識基石才能支撐起摩天大廈,能力是知識運用的外在表現(xiàn)。
學校教育應該以有效性作為講授與評價秘書工作的唯一標準,使學生的智能得以開發(fā),懂得秘書參謀協(xié)調(diào)、輔佐決策就是要收集、篩選、分類、加工、綜合處理以及傳遞、反饋、儲存信息,同時,通過調(diào)查研究提供分析、有研究、有見地的高層次、系統(tǒng)性信息和調(diào)查報告,寫出可行性研究方案。如1988年5月,江澤民同志由上海市市長改任市委書記,走馬上任的第一件事就是作了長達一個多月的思想政治工作系統(tǒng)調(diào)查。江澤民同志先讓秘書人員根據(jù)他擬訂的指導思想和調(diào)查課題,排出表格式的調(diào)查日程。他審定了日程表后,便帶著秘書人員嚴格照章辦事,一天不漏的先后調(diào)查研究全市9個系統(tǒng)57個基層單位。經(jīng)過調(diào)查研究,掌握了大量第一手資料之后,江澤民同志主持起草了《中共上海市委關(guān)于當前加強和改進思想政治工作的幾點意見》,秘書人員根據(jù)江澤民同志的具體指示和市委常委討論的意見,很快寫出了文件初稿。之后,秘書根據(jù)江澤民同志的指示,與其一道,調(diào)查、收集、篩選了調(diào)查信息和市委的討論信息,并把信息合理地分類綜合,加工整理,進行分析研究,寫出了大家都認可的調(diào)查報告供施政決策單位參考。又經(jīng)過市委多次討論,并征求了黨內(nèi)外同志的意見,文件才修改定稿。文件切合實際,貫穿著辯證法,體現(xiàn)了兩點論,受到各方面的好評。
秘書能力體現(xiàn)在其工作的全過程,并作用于其全過程,因而,知識資本的“保值”“增值”目標能否得以實現(xiàn)很大程度寄希望于秘書的能力作用。
知識經(jīng)濟社會,知識成了重要的資源配置要素,個事業(yè)單位的“謀士”、領(lǐng)導管理的得力助手——秘書在此環(huán)節(jié)中扮演著越來越重要的角色,是實現(xiàn)知識資本利潤最大化的關(guān)鍵因素之一;而秘書的“以人為本”思想觀念,良好人際交往品質(zhì),高效利用資源,借力經(jīng)營的方略,優(yōu)秀品德魅力的施展,高智力資源的起用,知識資本的雄厚,能力的強弱都是牽引、維系、謀取實現(xiàn)個事業(yè)綜合的知識資本“保值”“增值”的決定性因素,也是知識經(jīng)濟時期秘書的必備素質(zhì)。我們的學校秘書教育應該以次為本。
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文章熱詞: 秘書
作者:佚名;資料來源:職業(yè)培訓教育網(wǎng);發(fā)布用戶:chenz;發(fā)布時間:2008-3-15;