行政文秘綜合技能提升

行政文秘綜合技能提升(曹志巍)課程介紹：

課程方式
行動(dòng)學(xué)習(xí)工作坊、情景互動(dòng)教學(xué)，小組研討、角色扮演。

課程背景及課程模式：
為什么領(lǐng)導(dǎo)指令傳達(dá)不順？
為什么待人接物溝通不暢？
為什么會(huì)議決議跟進(jìn)不力？
現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)絕對(duì)不是生產(chǎn)和銷售的簡(jiǎn)單組合，科學(xué)高效的行政文秘管理也是企業(yè)增效的必備條件。
行政文秘在組織管理中起著不可忽視的作用。本課程圍繞“角色認(rèn)知、職業(yè)心態(tài)、文、事、會(huì)”五個(gè)方面展開，提供具體方法和工具落地，旨在通過(guò)系統(tǒng)實(shí)用的訓(xùn)練，塑造五星行政文秘。
1.角色認(rèn)知
身在職場(chǎng)難免迷茫：定位模糊、技巧匱乏……清晰的角色認(rèn)知和定位，是提升職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的前提。本節(jié)從角色定位入手，結(jié)合性格認(rèn)知和優(yōu)勢(shì)發(fā)揮，幫助員工發(fā)掘自我潛能，打造高效團(tuán)隊(duì)。
2.職業(yè)心態(tài)
心態(tài)素養(yǎng)內(nèi)化于心，是個(gè)人效能提升的源動(dòng)力，是個(gè)人職業(yè)生涯成敗的關(guān)鍵因素。本節(jié)以“積極主動(dòng)”為切入點(diǎn)，旨在塑造良好的職業(yè)心態(tài)。
3.文
工作中，有的人專業(yè)過(guò)硬，卻是“茶壺里煮餃子，有貨倒不出”；有的人肚子有料，卻是表達(dá)混亂，不得要領(lǐng)。“表達(dá)缺失”是職場(chǎng)發(fā)展的攔路虎。寫作技能，不僅是行政文秘人員的溝通力，更是職場(chǎng)交往的競(jìng)爭(zhēng)力。
4.事
高效協(xié)同是行政文秘人員最基本的工作。能否很好地高效協(xié)同、上傳下達(dá)，直接影響公司運(yùn)作和發(fā)展。本節(jié)旨在通過(guò)系統(tǒng)訓(xùn)練，幫助行政文秘人員打開溝通困局，快速掌握溝通技巧。同時(shí)，對(duì)于大多數(shù)行政文秘人員來(lái)說(shuō)，往往感覺(jué)工作超量、深陷泥潭，怎樣處理瑣碎事務(wù)？必須學(xué)會(huì)統(tǒng)籌兼顧和時(shí)間管理。
5.會(huì)
改造一個(gè)組織，從改造會(huì)議開始。本節(jié)以“高效會(huì)議三步走”為主線，抓住“會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后”的核心環(huán)節(jié)，讓行政文秘人員全面系統(tǒng)地了解高效會(huì)議，讓會(huì)議為高效率工作服務(wù)。
我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在的不少培訓(xùn)，學(xué)員的表現(xiàn)往往是“學(xué)時(shí)激動(dòng)，學(xué)完感動(dòng)，回到崗位一動(dòng)不動(dòng)”，能否落地是評(píng)估培訓(xùn)效果的重要指標(biāo)。本課程針對(duì)“三動(dòng)”問(wèn)題給出對(duì)策，課程進(jìn)階設(shè)計(jì)，循序漸進(jìn)，系統(tǒng)推進(jìn)，避免碎片化和零散化，確保實(shí)效。

課程收益：
1.了解行政文秘工作基本特點(diǎn)，明確自我角色定位。
2.培養(yǎng)積極主動(dòng)心態(tài)，積極主動(dòng)開展工作，強(qiáng)化責(zé)任心和使命感。
3.掌握五級(jí)情商的內(nèi)容及職場(chǎng)情商的塑造方法。
4.掌握企業(yè)公文寫作和處理的基本原則和方法，提升公文寫作和工作匯報(bào)呈現(xiàn)效果。
  5.掌握跨部門溝通技巧，讀懂領(lǐng)導(dǎo)意圖。
6.掌握事務(wù)統(tǒng)籌及時(shí)間管理技巧。
7.掌握會(huì)議管理的三個(gè)核心環(huán)節(jié)和處理技巧。

課程特色：
結(jié)構(gòu)化思考：思路清晰，有效表達(dá)。
情景化互動(dòng)：實(shí)戰(zhàn)互動(dòng)，寓教于樂(lè)。
口訣化記憶：口訣提煉，語(yǔ)言生動(dòng)。
系統(tǒng)化實(shí)施：系統(tǒng)呈現(xiàn)，分段實(shí)施。
工具化落地：工具運(yùn)用，實(shí)效落地。

課程大綱：

【1.角色認(rèn)知】（0.5小時(shí)）
一、角色定位
（一）對(duì)行政文秘工作的認(rèn)識(shí)
行政文秘工作三大特點(diǎn)：中綜輔（中樞、綜合、輔助）
行政文秘工作三大任務(wù)：文事會(huì)（文書、事務(wù)、會(huì)務(wù)）
（二）行政文秘人員核心三技能
1.寫作力：文書表達(dá)清晰有力，制度流程精簡(jiǎn)落地，當(dāng)好公司的“一支筆”。
2.溝通力：內(nèi)外溝通八面玲瓏，待人接物面面俱到，當(dāng)好公司的“協(xié)調(diào)員”。
3.執(zhí)行力：行政服務(wù)高效給力，日常管控保障到位，當(dāng)好公司的“大管家”。
（三）角色三維度
三個(gè)維度的角色轉(zhuǎn)換
（1）對(duì)上：作為下屬
〔案例分析〕一千個(gè)傷心的理由/把悲傷留給自己
（2）對(duì)內(nèi)/外：作為同事/客戶
（3）對(duì)下：行使管理職能
二、管理五時(shí)空
〔案例分析〕管理任務(wù)清單

【2.職業(yè)心態(tài)】（1.5小時(shí)）
一、心：積極心態(tài)
（一）四種人類天賦潛能
（二）操之在我
積極主動(dòng)的基本原則
積極主動(dòng)三步法
〔工具運(yùn)用〕刺激-回應(yīng)模型、情緒ABC、影響圈與關(guān)注圈、四大天賦
二、情：情商塑造
（一）IQ與EQ
你有多聰明？/你如何聰明？
〔案例分析〕被誤讀的情商
（二）情商塑造
〔案例分析〕怎樣讀懂領(lǐng)導(dǎo)意圖？
兩種思維

【3.文】（4小時(shí)）
一、規(guī)范：企業(yè)公文規(guī)范
（一）公文的定義、特點(diǎn)和要素
（二）公文種類變化及各文種適用范圍
（三）公文行文規(guī)則
〔案例分析〕各文種行文關(guān)系與禁忌
            容易混淆文種的適用范圍與區(qū)別
（四）最新國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)公文格式解讀與企業(yè)公文接軌落地
1.公文格式各要素組成及排序
2.公文格式新舊標(biāo)準(zhǔn)的要素名稱變化
3.公文格式新舊標(biāo)準(zhǔn)的要素編排變化
（五）法定公文格式的“三大紀(jì)律八項(xiàng)注意”
1.排版準(zhǔn)備
2.實(shí)操演練（通用格式）
企業(yè)公文格式常見(jiàn)錯(cuò)誤
〔案例分析〕常見(jiàn)公文規(guī)范答疑解惑
字體、段落格式上是否有標(biāo)準(zhǔn)化的要求？
如何使用分層序列數(shù)字編號(hào)？
發(fā)送單位存在多個(gè)，該如何確定先后順序？
抄送注意事項(xiàng)？
〔工具分享〕用word制作標(biāo)準(zhǔn)格式公文：標(biāo)準(zhǔn)格式的word模板
（六）公文處理流程
二、技巧：文書寫作技巧
（一）主題明
1.目中有人
2.標(biāo)題說(shuō)話
〔案例分享〕題好一半文
〔工具分享〕結(jié)構(gòu)化地解讀標(biāo)題
（二）材料實(shí)
1．言之有物
〔工具分享〕結(jié)構(gòu)化地收集材料
解決材料虛的三大工具：七何法、九宮法、思維導(dǎo)圖法
2．刪繁就簡(jiǎn)（刪除、合并、縮減）
（三）結(jié)構(gòu)清
1．結(jié)構(gòu)思考
（1）結(jié)構(gòu)化思維三字決
A.點(diǎn)
〔工具分享〕說(shuō)出來(lái)的精彩：SCQA模型
B.縱
C.橫
〔案例分享〕分類（金字塔思維與結(jié)構(gòu)）
有序（清步驟、突重點(diǎn)、剝細(xì)節(jié)）
（2）結(jié)構(gòu)化的434法
    2．形象表達(dá)
（字不如表，表不如圖）
〔工具分享〕圖表分類選擇表
〔工具實(shí)戰(zhàn)〕PPT制作實(shí)戰(zhàn)：怎樣將WORD文檔的匯報(bào)轉(zhuǎn)化為精美PPT？
（四）語(yǔ)言好
1.情理交融
  （1）語(yǔ)言的六個(gè)維度
（2）法定公文語(yǔ)言特點(diǎn)：確實(shí)重要：準(zhǔn)確、平實(shí)、莊重、簡(jiǎn)要
2.視覺(jué)傳達(dá)
三、提升：寫作實(shí)操演練

【4.事】（3小時(shí)）
一、高效協(xié)同
（一）高效協(xié)同三步法
1.清目標(biāo)
〔案例分析〕溝通三層次與角色定位
    （1）向上溝通（有膽）
〔案例分析〕匯報(bào)時(shí)機(jī)如何選？
（2）向下溝通（有心）
（3）平級(jí)溝通（跨部門溝通）（有肺）
2.用技巧
    （1）三借
① 借結(jié)構(gòu)
〔工具實(shí)戰(zhàn)〕工作匯報(bào)四步法
② 借工具
③ 借平臺(tái)
（2）三會(huì)
① 聽
〔工具實(shí)戰(zhàn)〕深度傾聽三步法
② 問(wèn)
③ 答
（3）三能
〔案例分析〕先解決心情，再解決工作。
〔工具實(shí)戰(zhàn)〕有魔力的肯定認(rèn)同話術(shù)
3.出行動(dòng)
〔案例分析〕職場(chǎng)老鳥與菜鳥的不同溝通方法

（二）4P風(fēng)格與團(tuán)隊(duì)溝通
二、統(tǒng)籌兼顧
（一）流程管理
〔案例分析〕流程一改，魔鬼變天使
〔工具實(shí)戰(zhàn)〕流程圖繪制與規(guī)范
（二）文檔管理
1.知識(shí)管理新理念—現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理
2.文件歸檔五步法
3.企業(yè)電子文件的安全管理
〔案例分析〕企業(yè)知識(shí)地圖應(yīng)用
企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
（三）印章管理
1.印章安全管理
〔案例分析〕印章風(fēng)險(xiǎn)知多少？
2.用印流程規(guī)范
（四）5S管理
5S在行政管理中的應(yīng)用（騰空間—贏時(shí)間—亮眼—養(yǎng)眼—養(yǎng)心）
（五）環(huán)境管理
〔案例分析〕企業(yè)文化打造
（六）資產(chǎn)管理
（七）費(fèi)用管理
（八）時(shí)間管理
1.立刻做
〔案例分析〕時(shí)間三陷井：拖延、欠管、無(wú)序
工作拖拉怎么辦？
2.系統(tǒng)做
3.享受做

【5.會(huì)】（3小時(shí)）
〔課程導(dǎo)入〕
1.會(huì)議管理的目的
2.會(huì)議管理三要素
3.會(huì)議管理五原則
〔案例分析〕你開過(guò)這樣的會(huì)嗎？領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)，員工陪會(huì)。
一、會(huì)前：準(zhǔn)備細(xì)密
（一）策劃
1.好會(huì)議是策劃出來(lái)的
（1）定議題
（2）定分工
（3）定方案
〔案例分析〕怎樣讓會(huì)議通知和議程更準(zhǔn)確？
2.會(huì)議策劃三基原則
〔工具分享與運(yùn)用〕高效會(huì)議策劃
（二）通知
（三）備料
〔工具分享與運(yùn)用〕會(huì)議備料清單法
（四）布場(chǎng)
1.會(huì)議布場(chǎng)時(shí)經(jīng)常會(huì)忽略的細(xì)節(jié)
A．布場(chǎng)地
  B．布講臺(tái)
C．布座位
D．主席臺(tái)
〔案例分析〕細(xì)節(jié)決定成敗
2.接待統(tǒng)籌十字決
〔案例分析〕人行費(fèi)用首先想……
二、會(huì)中：應(yīng)對(duì)自如
（一）開場(chǎng)
〔案例分析〕如何讓會(huì)議開場(chǎng)更有吸引力？
〔工具分享與運(yùn)用〕高效開場(chǎng)技巧
（二）監(jiān)控
  1.參會(huì)人情緒不佳怎么辦？
先處理心情，再處理工作。
〔案例分析〕有效的情緒應(yīng)對(duì)技巧
2.參會(huì)人參會(huì)度不高怎么辦？
3.發(fā)言人超時(shí)怎么辦？
4.主持人開場(chǎng)技巧
5.主持人控場(chǎng)技巧
〔案例分析〕會(huì)議主持五事項(xiàng)
6.主持人收?qǐng)黾记?BR>〔情景模擬〕會(huì)中突發(fā)情況處理
（三）記錄
1.會(huì)議記錄三要
2.會(huì)議記錄八法
三、會(huì)后：跟進(jìn)到位
（一）回顧
（二）跟進(jìn)
1.計(jì)劃督導(dǎo)法
2.工作銷項(xiàng)法
〔案例分析〕會(huì)后跟進(jìn)的三個(gè)公式
（三）反饋
課程總結(jié)

講師簡(jiǎn)介：

曹志巍老師-職場(chǎng)效能提升教練

國(guó)家注冊(cè)高級(jí)企業(yè)培訓(xùn)師
英國(guó)博贊思維導(dǎo)圖認(rèn)證管理師
AACTP國(guó)際注冊(cè)行動(dòng)學(xué)習(xí)促動(dòng)師（ICF）
北京大學(xué)匯豐商學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)力授權(quán)講師
多地行政學(xué)院、黨校特聘講師
20年企業(yè)管理、記者編輯及教育培訓(xùn)實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)
曾任：藍(lán)盾集團(tuán)行政總監(jiān)、某投資集團(tuán)行政總經(jīng)理
曹老師善于把握企業(yè)管理精髓，融合“行動(dòng)學(xué)習(xí)、思維導(dǎo)圖、六維領(lǐng)導(dǎo)力”等優(yōu)秀管理工具和方法，致力提升個(gè)人效能和組織效能，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)有效運(yùn)轉(zhuǎn)。
通過(guò)20年企業(yè)管理和培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，從繁雜瑣碎的管理事務(wù)中提煉出易學(xué)易用的模板工具，并通過(guò)一系列思維類、管理類課程的實(shí)施落地，為受訓(xùn)企業(yè)培養(yǎng)出近百名高素質(zhì)管理人才、近千名職業(yè)化優(yōu)秀員工，課程內(nèi)容及授課風(fēng)格深受高層領(lǐng)導(dǎo)和員工好評(píng)。

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