采購(gòu)部與采購(gòu)員工作流程和管理制度

采購(gòu)員工作流程

i 進(jìn)貨訂單

" 進(jìn)貨訂單 " 是進(jìn)貨業(yè)務(wù)的起點(diǎn)。
在企業(yè)的日常運(yùn)作過(guò)程中，經(jīng)常需要根據(jù)企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)狀況制訂進(jìn)貨計(jì)劃，在本軟件中以輸入一張進(jìn)貨訂單實(shí)現(xiàn)。

ii 進(jìn)貨開(kāi)票

當(dāng)進(jìn)貨業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，需要做一張 " 進(jìn)貨單 " 。
進(jìn)貨業(yè)務(wù)有兩種類型，訂單類進(jìn)貨和非訂單類進(jìn)貨；訂單類進(jìn)貨業(yè)務(wù)通過(guò)獲取進(jìn)貨訂單來(lái)進(jìn)行開(kāi)進(jìn)貨票；非訂單類進(jìn)貨業(yè)務(wù)，直接開(kāi)進(jìn)貨單。
" 進(jìn)貨單 " 存盤(pán)后生成一張 " 未審核進(jìn)貨單 " ；
只 " 保存 " 不 " 審核 " 的 " 進(jìn)貨單 " 不增加商品庫(kù)存；
只有經(jīng)過(guò)審核的 " 進(jìn)貨單 " 才增加商品庫(kù)存，同時(shí)增加 " 應(yīng)付賬款 " ；
在進(jìn)貨開(kāi)票時(shí)可以選擇 " 最近進(jìn)價(jià) " 或 " 進(jìn)貨價(jià) " 作為缺省進(jìn)貨單價(jià)；
在開(kāi)進(jìn)貨單的同時(shí)允許增加新供應(yīng)商、新商品或新職員。

iii 進(jìn)貨審核

進(jìn)貨單保存后生成一張 " 未審核進(jìn)貨單 " 。
" 未審核進(jìn)貨單 " 通過(guò) " 進(jìn)貨審核 " 便成為 " 已審核進(jìn)貨單 " 。
" 進(jìn)貨審核 " 使商品的庫(kù)存數(shù)量增加，同時(shí)增加 " 應(yīng)付賬款 " 。
iv 進(jìn)貨退回

本模塊可以實(shí)現(xiàn)對(duì)進(jìn)貨退回單的管理和控制。
本模塊可以處理 " 原單進(jìn)貨退回 " 和 " 非原單進(jìn)貨退回 " 。
" 進(jìn)貨退回 " 將減少庫(kù)存數(shù)量。
v 進(jìn)貨結(jié)算

" 進(jìn)貨結(jié)算 " 模塊可以對(duì)已審核的但未結(jié)算清的進(jìn)貨單進(jìn)行結(jié)算。
" 進(jìn)貨結(jié)算 " 的結(jié)果使 " 應(yīng)付賬款 " 減少。
vi 預(yù)付款管理

在進(jìn)貨業(yè)務(wù)中，有些需要提前預(yù)付定金，本模塊便可實(shí)現(xiàn)該功能。
做進(jìn)貨結(jié)算時(shí)，可以用預(yù)付款沖抵應(yīng)付款。
當(dāng) " 進(jìn)貨結(jié)算單 " 上的 " 付款總額 " 大于 " 付款合計(jì) " 時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將余款轉(zhuǎn)為預(yù)付款。
預(yù)付款應(yīng)可輸負(fù)數(shù)。buyer.top-sales.com.cn

采購(gòu)部工作流程與管理制度
1、 總則
為加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理，提高采購(gòu)工作的效率，制定本制度。所有的采購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開(kāi)展工作。采購(gòu)部經(jīng)理對(duì)采購(gòu)員及庫(kù)管員進(jìn)行考核和管理。
2、 采購(gòu)部經(jīng)理職責(zé)：
1) 負(fù)責(zé)組織公司所銷(xiāo)售產(chǎn)品的采購(gòu)。
2) 對(duì)庫(kù)房的管理工作負(fù)責(zé)。
3) 做好銷(xiāo)售員與供方之間的聯(lián)系工作。
4) 幫助銷(xiāo)售員作好產(chǎn)品的選型及推薦新產(chǎn)品的工作。
5) 對(duì)本部門(mén)員工制度執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。
6) 對(duì)本部門(mén)員工的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)負(fù)責(zé)。
7) 對(duì)員工進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)員工表現(xiàn)向公司提出獎(jiǎng)勵(lì)或處罰建議。
8) 嚴(yán)格內(nèi)部管理，抓好各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)，對(duì)本部門(mén)辦公設(shè)備的使用及管理負(fù)責(zé)。責(zé)任到人，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)提出獎(jiǎng)懲建議。
9) 負(fù)責(zé)制定工作計(jì)劃，監(jiān)督工作計(jì)劃的執(zhí)行及完成情況。
3、 庫(kù)管員職責(zé)：
1) 早盤(pán)查（點(diǎn)貨備發(fā)）、晚清帳（當(dāng)日工作當(dāng)日完）。
2) 提供及時(shí)準(zhǔn)確的貨物，做好后勤保障。具體要求：訂單一發(fā)，必須及時(shí)、清晰、準(zhǔn)確的了解貨物的運(yùn)行狀態(tài)，即時(shí)登報(bào)信息，直至合同完成、存檔。
3) 負(fù)責(zé)庫(kù)房日常管理事務(wù)。
4) 檢查庫(kù)存產(chǎn)品狀況。
5) 按規(guī)定收發(fā)物料。
6) 物料進(jìn)庫(kù)儲(chǔ)位的籌劃與排放，
7) 填寫(xiě)庫(kù)房相關(guān)數(shù)字登錄到ERP。
8) 配合盤(pán)點(diǎn)庫(kù)房產(chǎn)品工作的具體執(zhí)行。
9) 物料的搬運(yùn)和庫(kù)房廢次品的回收及保管。
10) 對(duì)來(lái)料來(lái)貨及時(shí)入庫(kù)，儲(chǔ)放安全以防倒塌、遺失或變質(zhì)。
11) 維護(hù)和管理搬運(yùn)工具。
4、 流程：
1) 采購(gòu)流程：
A  收到銷(xiāo)售部從ERP發(fā)來(lái)的訂單
B  審批確認(rèn)
C  詢價(jià)、比價(jià)
D  采購(gòu)部經(jīng)理審批（重大合同向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示）
E  簽訂采購(gòu)合同
F  復(fù)印后，將原始合同整理裝訂年末存檔
2) 付款流程：
A  在ERP內(nèi)錄入付款申請(qǐng)單
B  采購(gòu)部經(jīng)理審核
C  副總經(jīng)理審批
D  財(cái)務(wù)部付款。
3) 收貨流程：
A  直發(fā)：
a. 根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)程督促供貨方按期交貨
b. 供貨方傳真提貨單
c. 通知銷(xiāo)售內(nèi)勤已發(fā)貨
d. 銷(xiāo)售部?jī)?nèi)勤傳真提貨單至最終用戶并確認(rèn)
e. 采購(gòu)員辦理入庫(kù)手續(xù)
f. 銷(xiāo)售部?jī)?nèi)勤辦理相應(yīng)的出庫(kù)手續(xù)
B  轉(zhuǎn)發(fā)：
a. 根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)程督促供貨方按期交貨
b. 供貨方傳真或郵寄提貨單
c. 通知辦公室相關(guān)人員提貨
d. 提貨人員將貨物交庫(kù)管員并辦理交接手續(xù)
e. 采購(gòu)員清點(diǎn)貨物并辦理ERP入庫(kù)手續(xù)
4) 收進(jìn)項(xiàng)發(fā)票流程：
a. 催供貨方開(kāi)具發(fā)票
b. 核對(duì)開(kāi)票內(nèi)容
c. 錄入ERP
d. 將發(fā)票交財(cái)務(wù)部簽收。
5) 出庫(kù)流程：
a. 庫(kù)管員收到銷(xiāo)售部銷(xiāo)售內(nèi)勤發(fā)出的ERP出庫(kù)申請(qǐng)
b. 庫(kù)管員備貨并復(fù)核
c. 交辦公室發(fā)貨
d. 辦公室將用戶簽字的送貨單或發(fā)貨單交銷(xiāo)售內(nèi)勤
5、 采購(gòu)管理制度：
1) 建立好供方及用戶檔案，并做好工作記錄。
2) 建立、建全比價(jià)制度，保證采購(gòu)設(shè)備的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。
3) 建立客戶資料管理（表）冊(cè)，新客戶開(kāi)發(fā)一覽表，競(jìng)爭(zhēng)同行動(dòng)向一覽表，售后服務(wù)管理表。
4) 每周末將上周付款、欠款、欠票情況進(jìn)行匯總在周例會(huì)上做總結(jié)，并提出本周用款計(jì)劃。
5) 簽訂采購(gòu)合同后，應(yīng)全面了解發(fā)貨情況，如不能及時(shí)供貨，應(yīng)將原因提前十日通知銷(xiāo)售內(nèi)勤
6) 所有貨物一律開(kāi)箱驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)和供應(yīng)商聯(lián)系，盡早解決。
7) 采購(gòu)部負(fù)責(zé)所采購(gòu)貨物的入庫(kù)手續(xù)。貨到后應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)貨完畢后，及時(shí)按操作規(guī)程準(zhǔn)確登錄ERP。
8) 采購(gòu)部每月5日前，將上一月的采購(gòu)合同編號(hào)整理成冊(cè)
9) 違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。
6、 庫(kù)房管理制度：
1) 庫(kù)房由專人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫(kù)房管理人員不得私自進(jìn)入庫(kù)房，拒絕任何人在庫(kù)房逗留。
2) 保持庫(kù)房的整潔、有序。庫(kù)區(qū)禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100元。
3) 所有貨物依據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)或合同號(hào)合理存放。
4) 任何出入庫(kù)物品都要履行手續(xù)，見(jiàn)單發(fā)貨，領(lǐng)用登記。
5) 保證貨物完整出庫(kù)、應(yīng)有裝箱單、發(fā)貨清單（一式兩份）和回執(zhí)。保證貨物和備品的及時(shí)、準(zhǔn)確出庫(kù)。
6) 接到出庫(kù)申請(qǐng)后根據(jù)合同內(nèi)容進(jìn)行備貨，并由領(lǐng)貨人簽字方可辦理出庫(kù)。
7) 出庫(kù)返回單，應(yīng)由銷(xiāo)售內(nèi)勤保管（需方簽字）。
8) 對(duì)客戶所需樣品及實(shí)驗(yàn)品，庫(kù)管員及時(shí)登記領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、退回時(shí)間。退回后應(yīng)妥善保管。
9) 庫(kù)管員每月第三周的周六對(duì)庫(kù)房盤(pán)點(diǎn)，并將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果在次日?qǐng)?bào)副總經(jīng)理。
10) 違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。