項(xiàng)目管理九大知識(shí)體系：采購管理

　　眾所周知，公司的根本目標(biāo)是追求利潤最大化。增加利潤的方法之一就是增加銷售額。假設(shè)某公司購進(jìn)50000元的原材料，加工成本為50000元，若銷售利潤為10000元，需實(shí)現(xiàn)銷售額110000元。如果將銷售利潤提高到15000元而利潤率不變，那么銷售額就需實(shí)現(xiàn)165000元。這意味著公司的銷售能力必須提高50%，這是非常困難的。還有一種方法也可實(shí)現(xiàn)，假定加工成本不變，可以通過有效的采購管理使原材料只花費(fèi)45000元，節(jié)余的5000元就直接轉(zhuǎn)化為利潤，從而在110000元的銷售額上把利潤提高到15000元。

　　上面的案例說明了良好的采購將直接增加公司利潤和價(jià)值，有利于公司在市場競爭中贏得優(yōu)勢。采購管理涉及內(nèi)容繁雜，本文主要從制定采購計(jì)劃、采購過程管理、采購成本分析、采購安全和保密等方面對(duì)采購管理加以探討。

　　制定采購計(jì)劃

　　1、制造、采購分析

　　一般而言，在采購之前首先要做制造、采購分析，以決定是否要采購、怎樣采購、采購什么、采購多少以及何時(shí)采購等。

　　在制造、采購分析中，主要對(duì)采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評(píng)標(biāo)能力等進(jìn)行分析比較，并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個(gè)供應(yīng)商采購所需的全部或部分貨物和服務(wù)，或者不從外部采購而自行制造。

　　2、合同類型的選擇 本文轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟

　　當(dāng)決定需要采購時(shí)，合同類型的選擇成為買賣雙方關(guān)注的焦點(diǎn)，因?yàn)椴煌暮贤愋蜎Q定了風(fēng)險(xiǎn)在買方和賣方之間分配。買方的目標(biāo)是把最大的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)放在賣方，同時(shí)維護(hù)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的獎(jiǎng)勵(lì)；賣方的目標(biāo)是把風(fēng)險(xiǎn)降到最低，同時(shí)使利潤最大化。常見的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形，買方可根據(jù)具體情況進(jìn)行選擇。一般來說，其適用情況如下：

　　成本加成本百分比（CPPC）合同：由于不利于控制成本，目前很少采用。

　　成本加固定費(fèi)用（CPFF）合同：適合于研發(fā)項(xiàng)目。

　　成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)（CPIF）合同：主要用于長期的、硬件開發(fā)和試驗(yàn)要求多的合同。

　　固定價(jià)格加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用（FPI）合同：長期的高價(jià)值合同。

　　固定總價(jià)（FFP）合同：買方易于控制總成本，風(fēng)險(xiǎn)最��；賣方風(fēng)險(xiǎn)最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。

　　3、采購計(jì)劃編制 本文轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟

　　根據(jù)制造、采購分析的結(jié)果和所選擇的合同類型編制采購計(jì)劃，說明如何對(duì)采購過程進(jìn)行管理。具體包括：合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購文檔、制定評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等。

　　根據(jù)項(xiàng)目需要，采購管理計(jì)劃可以是正式、詳細(xì)的，也可以是非正式、概括的。

　　采購過程管理

　　1、詢價(jià)（Solicitation） 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章，請勿轉(zhuǎn)載

　　詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認(rèn)（SourceQualification）。獲取信息的渠道有：招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價(jià)獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書。

　　2、供方選擇（SourceSelection）

　　這個(gè)階段根據(jù)既定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選擇一個(gè)承包商。評(píng)價(jià)方法有以下幾種：

　　合同談判：雙方澄清見解，達(dá)成協(xié)議。這種方式也叫“議標(biāo)”。

　　加權(quán)方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評(píng)標(biāo)法”。

　　篩選方法：為一個(gè)或多個(gè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)確定最低限度履行要求。如最低價(jià)格法。

　　獨(dú)立估算：采購組織自己編制“標(biāo)底”，作為與賣方的建議比較的參考點(diǎn)。

　　一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低于三個(gè)。選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。

　　3、合同管理

　　合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調(diào)。

　　1）授權(quán)承包商在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行工作。 項(xiàng)目管理者聯(lián)盟

　　2）監(jiān)控承包商成本、進(jìn)度計(jì)劃和技術(shù)績效。

　　3）檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。

　　4）變更控制，以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)，并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。

　　5）根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支付的聯(lián)系。

　　6）采購審計(jì)。

　　7）正式驗(yàn)收和合同歸檔。

　　采購成本分析

　　本文開始的案例揭示了將采購成本降到最低對(duì)公司利潤的增長的重要性，但更重要的是，應(yīng)該考慮項(xiàng)目生命周期內(nèi)的最低整體采購成本。在實(shí)際采購工作中，很多招標(biāo)單位通常只關(guān)注承包方的投標(biāo)報(bào)價(jià)，而忽視了招標(biāo)成本、建設(shè)成本和所有權(quán)損耗成本等項(xiàng)目整體采購成本。

　　1、招標(biāo)成本

　　首先要考慮發(fā)出招標(biāo)要約前的行為，招標(biāo)方需要確定目標(biāo)、調(diào)查主題、編寫需求建議書（RFP）、考察和認(rèn)同供應(yīng)商、獲取內(nèi)部的授權(quán)、尋求預(yù)算支持等，然后發(fā)出要約。該過程可能需要整個(gè)合同價(jià)的2%到5%。

　　然后，競標(biāo)者需要對(duì)招標(biāo)方的招標(biāo)文件制定其投標(biāo)建議書，費(fèi)時(shí)又費(fèi)錢，每個(gè)競標(biāo)者在競標(biāo)說明上都要花費(fèi)合同價(jià)的約1%到6。7%的成本。如果有五個(gè)競標(biāo)者，該成本將達(dá)到合同價(jià)的5%到30%。表面上看來，這筆款項(xiàng)由競標(biāo)者承擔(dān)；但是，從長遠(yuǎn)看是由招標(biāo)方承擔(dān)。因?yàn)楦倶?biāo)者總把競標(biāo)成本直接加在每次競標(biāo)的項(xiàng)目上。

　　評(píng)標(biāo)程序開始后，招標(biāo)方需做包括開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、談判、批準(zhǔn)等事項(xiàng)。這個(gè)總成本可能占合同價(jià)的2%到5%。如果因?yàn)槟撤N原因必須重新招標(biāo)時(shí)，這部分成本將大幅增加。

　　因此，對(duì)于一般行業(yè)來說，競標(biāo)的總成本可能占到合同價(jià)的10%到50%。無論招標(biāo)方處于何種行業(yè)，降低招標(biāo)成本都是一種責(zé)任。

　　2、建設(shè)成本

　　建設(shè)成本是投標(biāo)報(bào)價(jià)的主要依據(jù)，往往是買賣雙方關(guān)注的重點(diǎn)。一般包括如下幾個(gè)方面：

　　前期準(zhǔn)備、正式建設(shè)費(fèi)用等、與其它系統(tǒng)的集成、授權(quán)、交付和保險(xiǎn)、相關(guān)手冊、對(duì)員工和管理者的培訓(xùn)等。

　　3、所有權(quán)損耗成本

　　所有權(quán)損耗成本指長期損耗成本，包括項(xiàng)目運(yùn)營成本和處置成本。項(xiàng)目運(yùn)營成本可能會(huì)持續(xù)多年，并且可能是前期費(fèi)用的許多倍；在設(shè)備瀕于報(bào)廢之時(shí)還需考慮其銷毀或處理的處置成本。

　　綜合考慮這些成本將有助于以正確的觀點(diǎn)看待實(shí)際采購價(jià)，幫助買方選擇最好的方案。

　　采購安全和保密

　　采購過程中的“黃金規(guī)則”是要絕對(duì)保密，不讓任何不應(yīng)外傳的信息從機(jī)構(gòu)中泄密，不要和不應(yīng)該知道此事的陌生人交談，當(dāng)對(duì)方是機(jī)構(gòu)中的成員時(shí)可能會(huì)很難，但知道的人越少越不會(huì)有漏洞。

　　妥善安置相關(guān)文件和計(jì)算機(jī)內(nèi)的材料，不用時(shí)（包括周末和晚上）要將其鎖好，不要將評(píng)估的表格展開放在桌子上，以免被看見，及時(shí)銷毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉，以免別有用心者發(fā)現(xiàn)它們。