采購部與采購員工作流程和管理制度
- 文章內(nèi)容
采購員工作流程
i 進貨訂單
" 進貨訂單 " 是進貨業(yè)務(wù)的起點。
在企業(yè)的日常運作過程中,經(jīng)常需要根據(jù)企業(yè)目前的經(jīng)營狀況制訂進貨計劃,在本軟件中以輸入一張進貨訂單實現(xiàn)。
ii 進貨開票
當進貨業(yè)務(wù)發(fā)生時,需要做一張 " 進貨單 " 。
進貨業(yè)務(wù)有兩種類型,訂單類進貨和非訂單類進貨;訂單類進貨業(yè)務(wù)通過獲取進貨訂單來進行開進貨票;非訂單類進貨業(yè)務(wù),直接開進貨單。
" 進貨單 " 存盤后生成一張 " 未審核進貨單 " ;
只 " 保存 " 不 " 審核 " 的 " 進貨單 " 不增加商品庫存;
只有經(jīng)過審核的 " 進貨單 " 才增加商品庫存,同時增加 " 應(yīng)付賬款 " ;
在進貨開票時可以選擇 " 最近進價 " 或 " 進貨價 " 作為缺省進貨單價;
在開進貨單的同時允許增加新供應(yīng)商、新商品或新職員。
iii 進貨審核
進貨單保存后生成一張 " 未審核進貨單 " 。
" 未審核進貨單 " 通過 " 進貨審核 " 便成為 " 已審核進貨單 " 。
" 進貨審核 " 使商品的庫存數(shù)量增加,同時增加 " 應(yīng)付賬款 " 。
iv 進貨退回
本模塊可以實現(xiàn)對進貨退回單的管理和控制。
本模塊可以處理 " 原單進貨退回 " 和 " 非原單進貨退回 " 。
" 進貨退回 " 將減少庫存數(shù)量。
v 進貨結(jié)算
" 進貨結(jié)算 " 模塊可以對已審核的但未結(jié)算清的進貨單進行結(jié)算。
" 進貨結(jié)算 " 的結(jié)果使 " 應(yīng)付賬款 " 減少。
vi 預付款管理
在進貨業(yè)務(wù)中,有些需要提前預付定金,本模塊便可實現(xiàn)該功能。
做進貨結(jié)算時,可以用預付款沖抵應(yīng)付款。
當 " 進貨結(jié)算單 " 上的 " 付款總額 " 大于 " 付款合計 " 時,系統(tǒng)自動將余款轉(zhuǎn)為預付款。
預付款應(yīng)可輸負數(shù)。buyer.top-sales.com.cn
采購部工作流程與管理制度
1、 總則
為加強采購工作的管理,提高采購工作的效率,制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。采購部經(jīng)理對采購員及庫管員進行考核和管理。
2、 采購部經(jīng)理職責:
1) 負責組織公司所銷售產(chǎn)品的采購。
2) 對庫房的管理工作負責。
3) 做好銷售員與供方之間的聯(lián)系工作。
4) 幫助銷售員作好產(chǎn)品的選型及推薦新產(chǎn)品的工作。
5) 對本部門員工制度執(zhí)行情況負責。
6) 對本部門員工的專業(yè)知識培訓負責。
7) 對員工進行嚴格管理,根據(jù)員工表現(xiàn)向公司提出獎勵或處罰建議。
8) 嚴格內(nèi)部管理,抓好各項規(guī)章制度的落實,對本部門辦公設(shè)備的使用及管理負責。責任到人,發(fā)現(xiàn)問題及時向公司領(lǐng)導提出獎懲建議。
9) 負責制定工作計劃,監(jiān)督工作計劃的執(zhí)行及完成情況。
3、 庫管員職責:
1) 早盤查(點貨備發(fā))、晚清帳(當日工作當日完)。
2) 提供及時準確的貨物,做好后勤保障。具體要求:訂單一發(fā),必須及時、清晰、準確的了解貨物的運行狀態(tài),即時登報信息,直至合同完成、存檔。
3) 負責庫房日常管理事務(wù)。
4) 檢查庫存產(chǎn)品狀況。
5) 按規(guī)定收發(fā)物料。
6) 物料進庫儲位的籌劃與排放,
7) 填寫庫房相關(guān)數(shù)字登錄到ERP。
8) 配合盤點庫房產(chǎn)品工作的具體執(zhí)行。
9) 物料的搬運和庫房廢次品的回收及保管。
10) 對來料來貨及時入庫,儲放安全以防倒塌、遺失或變質(zhì)。
11) 維護和管理搬運工具。
4、 流程:
1) 采購流程:
A 收到銷售部從ERP發(fā)來的訂單
B 審批確認
C 詢價、比價
D 采購部經(jīng)理審批(重大合同向公司領(lǐng)導請示)
E 簽訂采購合同
F 復印后,將原始合同整理裝訂年末存檔
2) 付款流程:
A 在ERP內(nèi)錄入付款申請單
B 采購部經(jīng)理審核
C 副總經(jīng)理審批
D 財務(wù)部付款。
3) 收貨流程:
A 直發(fā):
a. 根據(jù)合同執(zhí)行進程督促供貨方按期交貨
b. 供貨方傳真提貨單
c. 通知銷售內(nèi)勤已發(fā)貨
d. 銷售部內(nèi)勤傳真提貨單至最終用戶并確認
e. 采購員辦理入庫手續(xù)
f. 銷售部內(nèi)勤辦理相應(yīng)的出庫手續(xù)
B 轉(zhuǎn)發(fā):
a. 根據(jù)合同執(zhí)行進程督促供貨方按期交貨
b. 供貨方傳真或郵寄提貨單
c. 通知辦公室相關(guān)人員提貨
d. 提貨人員將貨物交庫管員并辦理交接手續(xù)
e. 采購員清點貨物并辦理ERP入庫手續(xù)
4) 收進項發(fā)票流程:
a. 催供貨方開具發(fā)票
b. 核對開票內(nèi)容
c. 錄入ERP
d. 將發(fā)票交財務(wù)部簽收。
5) 出庫流程:
a. 庫管員收到銷售部銷售內(nèi)勤發(fā)出的ERP出庫申請
b. 庫管員備貨并復核
c. 交辦公室發(fā)貨
d. 辦公室將用戶簽字的送貨單或發(fā)貨單交銷售內(nèi)勤
5、 采購管理制度:
1) 建立好供方及用戶檔案,并做好工作記錄。
2) 建立、建全比價制度,保證采購設(shè)備的質(zhì)優(yōu)價廉。
3) 建立客戶資料管理(表)冊,新客戶開發(fā)一覽表,競爭同行動向一覽表,售后服務(wù)管理表。
4) 每周末將上周付款、欠款、欠票情況進行匯總在周例會上做總結(jié),并提出本周用款計劃。
5) 簽訂采購合同后,應(yīng)全面了解發(fā)貨情況,如不能及時供貨,應(yīng)將原因提前十日通知銷售內(nèi)勤
6) 所有貨物一律開箱驗收,發(fā)現(xiàn)問題及時和供應(yīng)商聯(lián)系,盡早解決。
7) 采購部負責所采購貨物的入庫手續(xù)。貨到后應(yīng)在一個工作日內(nèi)辦理入庫手續(xù)。驗貨完畢后,及時按操作規(guī)程準確登錄ERP。
8) 采購部每月5日前,將上一月的采購合同編號整理成冊
9) 違反上述規(guī)章制度,視情節(jié)罰款50-500元。
6、 庫房管理制度:
1) 庫房由專人管理,各種貨物登記,做到帳物相符,非庫房管理人員不得私自進入庫房,拒絕任何人在庫房逗留。
2) 保持庫房的整潔、有序。庫區(qū)禁止吸煙,杜絕煙火隱患,如有違反罰款100元。
3) 所有貨物依據(jù)銷售部門或合同號合理存放。
4) 任何出入庫物品都要履行手續(xù),見單發(fā)貨,領(lǐng)用登記。
5) 保證貨物完整出庫、應(yīng)有裝箱單、發(fā)貨清單(一式兩份)和回執(zhí)。保證貨物和備品的及時、準確出庫。
6) 接到出庫申請后根據(jù)合同內(nèi)容進行備貨,并由領(lǐng)貨人簽字方可辦理出庫。
7) 出庫返回單,應(yīng)由銷售內(nèi)勤保管(需方簽字)。
8) 對客戶所需樣品及實驗品,庫管員及時登記領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間、退回時間。退回后應(yīng)妥善保管。
9) 庫管員每月第三周的周六對庫房盤點,并將盤點結(jié)果在次日報副總經(jīng)理。
10) 違反上述規(guī)章制度,視情節(jié)罰款50-500元。
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