首頁 -> 管理文庫

采購管理涉及的方方面面

    采購管理是計劃下達、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗入庫、采購發(fā)票的收集到采購結算的采購活動的全過程,對采購過程中物流運動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進行嚴密的跟蹤、監(jiān)督,實現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學管理。采購管理包括采購計劃、訂單管理及發(fā)票校驗三個組件。 采購計劃管理對企業(yè)的采購計劃進行制定和管理,為企業(yè)提供及時準確的采購 計劃和執(zhí)行路線。采購計劃包括定期采購計劃(如周、月度、季度、年度)、非定期采購任務計劃(如系統(tǒng)根據(jù)銷售和生產(chǎn)需求產(chǎn)生的)。通過對多對象多元素的采購計劃的編制、分解,將企業(yè)的采購需求變?yōu)橹苯拥牟少徣蝿?,系統(tǒng)支持企業(yè)以銷定購、以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定 購的多種采購應用模式,支持多種設置靈活的采購單生成流程。

  采購訂單管理

  采購訂單管理以采購單為源頭,對從供應商確認訂單、發(fā)貨、到貨、檢驗、入庫等采購訂單流轉的各個環(huán)節(jié)進行準確的跟蹤,實現(xiàn)全過程管理。通過流程配置,可進行多種采購流程選擇,如訂單直接入庫,或經(jīng)過到貨質檢環(huán)節(jié)后檢驗入庫等,在整個過程中,可以實現(xiàn)對采購存貨的計劃狀態(tài)、訂單在途狀態(tài)、到貨待檢狀態(tài)等的監(jiān)控和管理。采購訂單可以直接通過電子商務系統(tǒng)發(fā)向對應的供應商,進行在線采購。
 
  發(fā)票校驗 


  發(fā)票管理是采購結算管理中重要的內容。采購貨物是否需要暫估,勞務采購的處理,非庫存的消耗性采購處理,直 運采購業(yè)務,受托代銷業(yè)務等均是在此進行處理。通過對流程進行配置,允許用戶更改各種 業(yè)務的處理規(guī)則,也可定義新的業(yè)務處理規(guī)則,以適應企業(yè)業(yè)務不斷重組,流程不斷優(yōu)化的需要。

  價格
 
  更為全面的價格概念應是由于材料的選用而給整個Logistics系統(tǒng)和生產(chǎn)體系帶來的總成本。例如,在消費品行業(yè)使用的軟塑包材,談論價格或比較不同供應商的材料時,應主要考慮:材料的價格;材料在包裝機上的損耗率;材料允許包裝機提速且質量穩(wěn)定的限度。因此,價格應是符合某種質量標準(Specification)的價格。

  另外,談論價格也不應忽視其它的價格條件:交貨地點,如出廠價,到收貨方倉庫價;裝卸責任,如買方負責裝卸;付款條件及貨幣,如貨到買方倉庫后30天付款,美元;保險責任,如買方負責;是否有批量折扣,如300噸以下,每噸3000元;超過300噸,每噸2900元。

  服務

  服務的價值已被越來越多的Logistics管理人員所發(fā)現(xiàn),如供應商的售后培訓,疑難問題的解答,維修保養(yǎng)及零配件的替換和供應(對設備采購而言)。對于Logistics人員,供應商的服務還體現(xiàn)在采購周期及其穩(wěn)定性,即從下訂單到收貨的時間周期和其實現(xiàn)交貨期的比率。如前所述,這將直接影響到對原料正常庫存和安全庫存的設立,以及MRP的計劃結果。而供應商對上述能力的表現(xiàn),也是其自身Logistics工作水平的體現(xiàn)。

  更新的服務內容還包括供應商能否提供電子資訊查詢(e-mail,WWW)、電子資料交換(EDI)和電子商務(e-Commerce)的接入。

  技術
 
  經(jīng)常能夠聽到采購管理人員的抱怨,認為他們對公司業(yè)務決策介入的越來越少。這在許多的企業(yè)中確實存在。對他們來說,材料選擇,供應商的確定,訂貨的多少都是由其它部門決定的。而他們自己卻成了"照單抓藥"的執(zhí)行人。事實上,傳統(tǒng)的采購管理人員如果不盡快拓展視野,提高自身的管理水平,這種"殘酷競爭"的事實會繼續(xù)進行下去。

  從技術角度講,Logistics的采購管理人員應向采購工程師轉變。這主要體現(xiàn)在三個方面:

 ?。ㄒ唬┮浞至私庠牧系募夹g標準和產(chǎn)品的配方。當一般的商業(yè)手段使材料的價格降到一定程度后,若要想繼續(xù)獲得價格的突破,則必須從技術上入手。

 ?。ǘ┎少徣藛T要充分掌握原材料技術標準中的主要參數(shù)的改變,對原料價格的影響。而一旦發(fā)現(xiàn)其中的改變,會帶來材料成本的降低,同時所產(chǎn)生的質量差異很小或對消費者的接受程度沒有太大的影響,為什么不采用呢?事實上,提供給消費者多余的或他們并不需要的價值,是沒有意義的。這經(jīng)常會體現(xiàn)在企業(yè)的國產(chǎn)化進程中。應該承認,本地的許多供應商原料的質量與國外的標準存在著差異,而改變這種差異需要一定的時間。在目前市場競爭日益激烈的環(huán)境,企業(yè)為了生存,必須因地制宜。另一方面,從產(chǎn)品配方入手,也是同樣的道理。分析產(chǎn)品成本中,各項原料所占的比例。對比例大的原材料,應不斷搜索可以替代的原料。這些工作,對價格敏感的采購管理人員比技術人員有優(yōu)勢。他們可在日常工作中不斷積累這方面的資訊。
 
 ?。ㄈ┮浞至私庠瞎趟谛袠I(yè)的特點,如他們的生產(chǎn)工藝,所用原料及行情,他們的投資和生產(chǎn)規(guī)模等。采購管理人員應建立供應商成本分析和對比檔案。這為日后的價格談判,以及與伙伴關系的供應商共同挖掘成本潛力,打下堅實的基礎。

  IT行業(yè)的OEM概念同樣適用于其它行業(yè)。如產(chǎn)品有A,B和C生產(chǎn)而成,而A又是由D和E生產(chǎn)而成。這 A僅是個半成品。如果有供應商能夠提供A或與之類似的材料,能夠滿足最終產(chǎn)品的生產(chǎn)技術要求,且價格低于D+E或自行生產(chǎn)A的成本,則可以改變采購的結構。

  風險

  采購管理人員應定期評估系統(tǒng)的風險,特別是供應渠道的風險。主要的風險有:供應商的風險;初級原料價格上漲或緊缺;匯率的劇烈變動。

  針對這些風險,應采取的對策:選擇供應商時,應進行資質調查,同時,平時要注意收集行業(yè)的資訊;盡可能地避免單一供應商,有可能的話,應有替代材料方案(這也是前面提出的要加強技術的開發(fā));開發(fā)本地供應商,減少直接進口原料的數(shù)量,對不可避免的大宗進口,采取期貨的套期保值功能。

  采購管理的層次
 
  交易管理,簡單購買較初級的采購管理多為對各個交易的實施和監(jiān)督。其特征為:圍繞著采購訂單;與供應商較容易的討價還價;僅重視諸如價格,付款條件,具體交貨日期等一般商務條件;被動地執(zhí)行配方和技術標準。

  采購管理,隨著對前期大量訂單的經(jīng)驗總結和匯總以及管理技能的提高,管理人員意識到供應商管理的重要性;同時,根據(jù)自身的業(yè)務量分析(ABC法),整個系統(tǒng)的要求,合理分配自身的資源,開展多個專案管理。這個階段的特征為:圍繞著一定時間段的采購合同,試圖與供應商建立長久的關系;加強了對供應商其它條件的重視,如訂單采購周期、送貨、經(jīng)濟批量、最小訂單量和訂單完成率;重視供應商的成本分析;開始采用了投標手段;加強了風險防范意識。 

作者: 佚名 ;資料來源: 中國酒店采購網(wǎng) ;錄入時間: 2008年2月22日

采購采購管理,采購,供應商管理,采購成本控制,采購經(jīng)理...


  • 供應商談判技巧
  • 降低采購成本
  • 采購與供應管理
  • 供應商管理
  • 商務談判