麥肯錫理論：成熟職場人，如何準(zhǔn)確高效傳遞信息

　在職場中，信息傳達(dá)要求準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，否則工作難以高效進(jìn)行，但是有時信息被表達(dá)出來后的效果和原本設(shè)想的存在很大偏差，甚至有時會造成誤會。因此學(xué)會如何高效地傳遞信息，是一個成熟的職場人的必修功課。

　　想必很多人都知道麥肯錫的“金字塔原理”和“電梯原則”。前者即傳遞信息時是先從結(jié)論說起，即表達(dá)中心思想，然后再向前推演，這關(guān)鍵在于要準(zhǔn)確地把握信息的關(guān)鍵點。后者是在極短時間內(nèi)簡單清晰地表達(dá)自己的觀點，即以極高速度對信息進(jìn)行壓縮。這兩種信息傳遞技能對于成熟的職場人來說都是不可或缺的。

　　成熟的職場人傳遞信息時最好是能達(dá)到“金字塔原理”和“電梯原則”的要求，既能把握重點，一針見血，又能言簡意賅，隨機(jī)應(yīng)變，雷厲風(fēng)行。這需要職場人在工作中能用清晰的邏輯來對自己所要傳遞的信息進(jìn)行思考，而掌握科學(xué)的信息的分類和傳遞原理，可以幫助我們進(jìn)行這場頭腦風(fēng)暴。

　　麥肯錫將信息分為規(guī)范性信息和描述性信息，前者是表述事物應(yīng)該具有的狀態(tài)和應(yīng)該采取的活動，常出現(xiàn)在提案、建議中，表現(xiàn)的是結(jié)果和動作，傳遞的信息的效果是告訴對方“應(yīng)該”做什么，具有命令性、強(qiáng)制性；而后者分為記述性和評價性兩類，記述性信息平鋪直敘，表述事實，但是不包含對事物的評估和判斷。評價性信息是對事物性能等進(jìn)行判斷，評估好壞，常出現(xiàn)形容詞。如下圖所示：

　　1.如何向上司做匯報

　　麥肯錫的書中分析了一個向上級匯報其他公司發(fā)展情況的案例，部門主管向山田詢問X公司最近一季度的業(yè)績，山田的報告內(nèi)容殷實詳細(xì)，數(shù)據(jù)也清晰準(zhǔn)確，但是卻一而再地被上司追問、質(zhì)疑。下面是主管和山田君的對話：

　　主管：山田，X公司最近的業(yè)績?nèi)绾危?/p>

　　山田：是……X公司最近一季的銷售額為220億日元，營業(yè)利潤為5億日元。自由現(xiàn)金流量為87億日元。昨天股票的收盤價為358日元。

　　主管：喔，所以呢……

　　山田：��！是……好像還有特別損失的部分，再扣除稅之后，利益為2億日元。利息支出大概為1千萬日元左右。

　　主管：所以呢？

　　山田：啊！還有……公司的利益收益為200萬日元。銷售成本是……

　　主管：我是問你：“他們公司的業(yè)績怎么樣？好還是不好？”

　　山田：喔，是似乎回升了不少……

　　主管：好啦！有上升就是啦，我知道了……

　　從這個對話我們可以清楚地看到，山田之所以會一再被上司追問，原因在于他不斷補(bǔ)充的信息的結(jié)果和主管所需要的背道而馳，主管需要山田對X公司進(jìn)行調(diào)查之后，分析數(shù)據(jù)做出評價，即給出評價性信息。而山田卻再不斷地提供記述性信息，即各種數(shù)據(jù)和事實。因此當(dāng)我們向上司做匯報的時候，一定要先弄清楚，上司是需要你給他羅列數(shù)據(jù)、陳述事實，還是需要你在匯報之前對材料進(jìn)行分析，匯報時直接給出結(jié)果，免得花了九牛二虎之力，最終卻無功而返，甚至還被質(zhì)疑職業(yè)素養(yǎng)。

　　2.一份讓大家欣然接受的文案該怎樣傳遞信息

　　一份文案策劃的實現(xiàn)，常常是需要協(xié)調(diào)各方面人員采取行動。因此在文案中不可避免地出現(xiàn)規(guī)范性信息，如表達(dá)策劃部門對其他部門行動的要求，但是這樣的內(nèi)容，如果不進(jìn)行修飾和調(diào)整，很容易造成語氣的生硬，難免會讓他人覺得反感和不快，更談不上積極配合。因此，不如采用評價性或描述性信息，表達(dá)起來更為委婉。

　　描述性信息由于接收人的不同，在某些情況下可以轉(zhuǎn)化成規(guī)范性信息，即表達(dá)“應(yīng)該”的意思，來促使對方做出行動。但前提是當(dāng)你知道對方的評價條目、評價標(biāo)準(zhǔn)和行動原理。如記述性信息“這部引擎的功率有250馬力”，可以被某些接受者理解為規(guī)范性信息“我應(yīng)該去買一個這樣的引擎”，評價條目是“引擎性能的好壞由功率決定”，評價標(biāo)準(zhǔn)是“250的功率算是非常高的了”，其中記述性信息可以轉(zhuǎn)化成評價性信息。傳達(dá)給接受者“這個引擎性能特別好”。之后，由于傳遞者了解對方的行動原理即“既然這個引擎性能這么好，那肯定有益于讓機(jī)器運轉(zhuǎn)，我應(yīng)該去買一個這樣的引擎”，最終評價性信息會轉(zhuǎn)化為規(guī)范性信息，促使對方做出實際行動。如下圖所示：

①傳達(dá)評價性信息促使對方做出行動

　　在你的文案中，你希望大家配合你所在的部門進(jìn)行活動。由于和其他人的行動原理一致，都是希望公司發(fā)展而使利益更大化，所以你可以用評價性信息表達(dá)要求。如：

　　評價性信息：a.采取A行動很不錯。

　　 b.A行動對于你是不可或缺的/必要的。（但是不要濫用“不可或缺”、“必要的”這類色彩比較強(qiáng)硬的詞，使用過于頻繁，會讓人覺得不耐煩。）

　　②傳達(dá)記述性信息促使對方做出行動

　　傳達(dá)描述性信息會比傳達(dá)記述性信息更為委婉，但是必須滿足傳達(dá)者和接受者評價條目、標(biāo)準(zhǔn)和行動原理三者的一致。如：

　　記述性信息：a:如果你采取A行動，就有XX結(jié)果。

　　 b:A行動由X個環(huán)節(jié)構(gòu)成嗎，每個環(huán)節(jié)會……，從而促使公司業(yè)績上升。