行政工作統(tǒng)籌管理

行政工作統(tǒng)籌管理(舒薇)課程介紹：

    行政管理是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。行政管理的廣度，涉及到一個企業(yè)運作的全部過程；行政工作的深度，又關(guān)乎到企業(yè)各個板塊的管理效率，還有許多局外人難以想象的細枝末節(jié)。企業(yè)的行政管理如此重要，卻很少人能以統(tǒng)籌的思維來開展工作，或者是有想法，沒辦法。面對大量繁瑣的事務(wù)性工作，如何擺脫被動局面，主動掌握工作節(jié)奏，從容應(yīng)對突發(fā)問題，有效協(xié)調(diào)各方資源，使行政工作真正成為經(jīng)營管理的好幫手，舒老師以其豐富的管理經(jīng)歷和實戰(zhàn)型講師的引導(dǎo)能力，幫助行政管理者排除上述困惑，對有志于在行政管理領(lǐng)域發(fā)展自己職業(yè)生涯的骨干員工更是大有裨益，其課程效果和職業(yè)操守在業(yè)界素有口碑，并建立了良好的品牌效應(yīng)。

課程收益
1. 幫助學(xué)員轉(zhuǎn)變觀念，用全新的角度審視行政管理工作；
2. 了解行政統(tǒng)籌管理的領(lǐng)域，掌握基本的工作思路。
3. 幫助學(xué)員開拓管理視野，掌握科學(xué)的管理方法；
4. 學(xué)會制作管理工具，保證管理效能和執(zhí)行力。
5. 學(xué)習(xí)如何通過建立管理機制和硬管道來協(xié)調(diào)部門關(guān)系，有效配置資源；
6. 學(xué)會用項目管理的思路來統(tǒng)籌大型任務(wù)，體現(xiàn)樞紐的價值。
7. 幫助學(xué)員找到提升部門管理威信的渠道和方法；
8. 提高學(xué)員的職業(yè)化的素養(yǎng)，獲取職業(yè)發(fā)展的資源。

課程特色
內(nèi)容講授、角色演練、案例研討

課程大綱
 
第一單元 關(guān)于行政統(tǒng)籌的基本認知
（一）當(dāng)前環(huán)境下行政管理的轉(zhuǎn)型
1、從管家型到樞紐型
2、從經(jīng)驗管理到科學(xué)管理
3、從被動執(zhí)行到主動推進
（二） 行政統(tǒng)籌的績效價值
1、協(xié)調(diào)的功能
2、優(yōu)化的功能
3、執(zhí)行的功能
4、服務(wù)的功能
（三）行政管理工作的困擾及其應(yīng)對
1、工作內(nèi)容和效果的無形性
2、任務(wù)的被動性和突發(fā)性
3、外界對其管理效果評價的主觀性
4、管理特征的政策性和協(xié)調(diào)性
(四)  行政統(tǒng)籌管理的領(lǐng)域
1、硬件—辦公環(huán)境、辦公設(shè)施、后勤資源
2、軟件—管理效率、工作流程、預(yù)見性管理
3、人員—工作心態(tài)、服務(wù)意識、習(xí)慣、個性
（五）審視行政部門存在的價值
1、努力發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門的需求- 避免被邊緣化
2、努力滿足企業(yè)運作的核心需求－被高層所依賴
3、努力創(chuàng)造企業(yè)和業(yè)務(wù)部門的需求－凸顯自身價值

第二單元 企業(yè)運營的統(tǒng)籌管理
（一）事務(wù)性工作的統(tǒng)籌管理體系
1、建立管理法規(guī)
2、量化管理標(biāo)準
3、制作點檢工具
4、完善抽查記錄
（二）辦公環(huán)境的統(tǒng)籌管理
1、辦公環(huán)境管理的特點和難點
 ◇ 繁雜、瑣碎
 ◇ 突發(fā)性、被動型
2、如何保證管理的有效性
 ◇ 使任務(wù)可視化－除去感覺和經(jīng)驗導(dǎo)致的盲區(qū)
 ◇ 制作管理工具－降低檢查和監(jiān)督的成本
 ◇ 建立工作標(biāo)準－保證執(zhí)行過程的可操行性
3、有效管理標(biāo)準的特征
 ◇ 可衡量－能夠量化到點
 ◇ 可檢驗－不能產(chǎn)生爭議
 ◇ 可追溯－便于檢查監(jiān)督
4、管理效果的檢驗
 ◇ 復(fù)雜的事情簡單化
 ◇ 簡單的工作流程化
 ◇ 讓經(jīng)驗可以復(fù)制
 ◇ 降低對人的依賴
演練：行政事務(wù)管理工具的演示及制作
案例：洗手間管理文化
（三）其他行政事務(wù)的管理規(guī)范
1、飯?zhí)霉芾硪?guī)范（作業(yè)、衛(wèi)生、安全、采購）
2、保安管理規(guī)范（培訓(xùn)、安全、工作標(biāo)準）
3、公務(wù)車管理規(guī)范（司機培訓(xùn)、考核）
4、前臺管理規(guī)范（禮儀、標(biāo)準化）
（四）會議籌劃與管理
1、會議的行政籌劃與準備
 ◇ 企業(yè)會議類型
 ◇ 各類會議的籌劃要點
 ◇ 會議席位的禮賓次序
 ◇ 為效果服務(wù)的幾種會場模式
2、行政例會效果的管理與控制
 ◇ 摩氏會議效果評鑒法
 ◇ 科學(xué)的會議紀要模板
 ◇ 會議決議的跟進和督辦

第三單元 跨部門工作任務(wù)的統(tǒng)籌管理
（一）行政溝通協(xié)調(diào)的困擾和難點
1、垂直指揮系統(tǒng)的作用有限，缺乏強制力
2、職能分工不合理，導(dǎo)致部門利益沖突
3、職權(quán)劃分不清晰,有責(zé)任盲點或空白區(qū)
4、組織資源稀缺，導(dǎo)致無序競爭和掠奪
5、人性的弱點---盡可能把責(zé)任推給他人
（二）科學(xué)管理的思路與方法
1、科學(xué)代替經(jīng)驗，用清晰的工作流程避免責(zé)任的盲區(qū)
2、理性代替感性，用清晰的任務(wù)劃分避免部門間推諉
3、高效率代替隨意性，用重組和優(yōu)化手段避免工期延誤
（三）情景演練：企業(yè)年會統(tǒng)籌策劃案
科學(xué)的會議統(tǒng)籌流程
1、分解任務(wù)－使大型任務(wù)變成每一項清晰具體的活動
2、制作工作包－明確各協(xié)作部門的管理責(zé)任和資源配置
3、制作管理網(wǎng)絡(luò)圖－各項任務(wù)的完成時限和相互制約的關(guān)系清晰化
4、關(guān)鍵任務(wù)管理— 保證監(jiān)督檢查和特殊問題統(tǒng)籌到位

第四單元 有效的行政溝通與協(xié)調(diào)
（一）構(gòu)建企業(yè)的溝通網(wǎng)絡(luò)—提升部門管理威信
1、建立清晰的管理系統(tǒng)－明確企業(yè)的匯報關(guān)系
2、健全正式溝通路線－保證信息的權(quán)威性和嚴肅性
3、建立正向的溝通渠道－傳遞公司的文化和管理主張
（二）有效的對上溝通－獲得領(lǐng)導(dǎo)信任
1、學(xué)會聽懂上級說話，不要想當(dāng)然
2、問好問題，了解領(lǐng)導(dǎo)的真正需求
3、有效表達，提高建議的采信率
4、積極互動，引導(dǎo)上級的正確思路
5、主動補臺，適應(yīng)不同上級的行為風(fēng)格
6、嚴格職場操守，不參與辦公室政治
7、承接任務(wù)三步驟
8、工作匯報四原則

課程內(nèi)容總結(jié)與回顧

講師介紹

舒薇——實戰(zhàn)管理訓(xùn)練專家
工商管理學(xué)博士；高級經(jīng)濟師。
中山大學(xué)頤園管理學(xué)院客座教授；華南理工大學(xué)、美國管理技術(shù)大學(xué)MBA特聘教授；MTP授證講師；曾系統(tǒng)接受過美國管理協(xié)會（AMA）的專業(yè)培訓(xùn)

曾任境外上市公司副總經(jīng)理；行政總監(jiān)、人力資源總監(jiān)、客戶服務(wù)總監(jiān)；早年任教于國內(nèi)著名商學(xué)院。

二十年企業(yè)管理和專業(yè)講師經(jīng)驗，良好的教育背景。曾長期致力于團隊管理、客戶服務(wù)管理、行政管理、員工培訓(xùn)管理工作，屬于實戰(zhàn)型講師。目前被全國主要公開課培訓(xùn)機構(gòu)聘為核心講師

服務(wù)客戶：
西門子、BP石油、摩托羅拉、諾基亞、IBM、中國銀行、中國工商銀行、中國建設(shè)銀行、中國農(nóng)業(yè)銀行、交通銀行、廣州發(fā)展銀行、深圳發(fā)展銀行、招商銀行、平安銀行、興業(yè)銀行、華潤銀行、廣州證券、廣州貴金屬投資公司；南方基金、南方航空、國際航空、深圳航空、海南航空、吉祥航空、首都機場、上海虹橋機場、上海浦東機場、廣州白云機場、萬科、廣州富力、保利、南國奧園、雅居樂、凱德置地、力迅地產(chǎn)、中原地產(chǎn)、碧桂園、和記黃埔等。

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