英國的企業(yè)檔案管理——標準、實踐以及新發(fā)展

英國的企業(yè)檔案管理——標準、實踐以及新發(fā)展

背景                                              
       首先是一些關(guān)于英國企業(yè)檔案的界定。
       企業(yè)或者商業(yè)這個術(shù)語通常是用來描述商業(yè)的或者工業(yè)性質(zhì)的工廠、公司制造或者進行貨物貿(mào)易，提供物品及服務(wù)。通常這些公司是私營的而不是國有的，都以營利為目的。              
       企業(yè)檔案是指那些由于他們具有永久保存的價值，比如基于歷史原因，需要保留好的文件資料。              
       企業(yè)檔案或者企業(yè)一些部門的檔案是作為企業(yè)保留和保持這個公司有檔案價值的文件而起作用的保管單元。              
       這和中國的情況不一樣，在中國，很少有公司具有完全一體化且綜合的文件管理和檔案系統(tǒng)。因此，這通篇文章都是假設(shè)它凡是涉及到企業(yè)檔案和保管單元的都只是包括有永久保存價值文件的管理，除非我有詳細說明它有其他方面的含義。              
       正式的內(nèi)部企業(yè)檔案管理的概念的發(fā)展歷程在英國有著一個不同尋常的悠久的歷史。它的根源可以追溯到19世紀的《公司法案》，從1856年開始，一些特定種類的文件被義務(wù)的要求不固定的保存。為企業(yè)檔案保管做出正式規(guī)定的第一家英國企業(yè)是英國銀行和米蘭銀行（現(xiàn)在他們都是匯豐銀行的一部分），那時是1930年。盡管直到1960年，巨大數(shù)量的企業(yè)才開始委任檔案工作人員以職務(wù)。              
        在20世紀的最后30年，在英國企業(yè)檔案的數(shù)量急劇增加。在今天有80多家企業(yè)擁有自己的正式的檔案館。這意味著他們建立了檔案管理的方針政策，雇用了專業(yè)的檔案管理人員，積極提供對內(nèi)對外的檔案利用。              
        企業(yè)檔案工作的發(fā)展在英國并不是在同一時間波及全國的所有部門的。在英國并沒有檔案法規(guī)來控制企業(yè)的檔案管理。這里沒有任何法定義務(wù)像《英國法案》那樣要求任何文件都永久保存。因此，企業(yè)有權(quán)利選擇保存或者不保存檔案。一些特定行業(yè)對于保存檔案的重視程度要高于其余一些行業(yè)。在英國，銀行是引領(lǐng)企業(yè)檔案工作的部門。英國所有大的銀行以及一些小的商業(yè)銀行都有正式的檔案服務(wù)。其他的行業(yè)檔案工作做得不錯的還有石油公司、電信行業(yè)、新聞電視媒體、釀酒廠以及零售商。        

演講者在行這個要點中將介紹一些獨特的企業(yè)檔案工作問題
      企業(yè)檔案館和企業(yè)結(jié)構(gòu)的關(guān)系不同于企業(yè)檔案部門。大多數(shù)企業(yè)把內(nèi)部檔案管理當作公司的一般工作環(huán)節(jié)。這種關(guān)系，可以使公司保持其對關(guān)于資金及可運作資產(chǎn)文件收集的擁有權(quán)；也能使這些公司在未來控制對這些檔案的利用。在公司，文秘部門通常是保管企業(yè)檔案的場所，它們有責任按著《英國法案》或者其他法規(guī)來保存文件。另外一種普通的管理檔案的方式是通過企業(yè)的通信部門，特別是對于那些被看作有根本的可提升價值的檔案可以用這種方式。拿匯豐銀行集團的檔案館作例子，它是一個對內(nèi)的檔案部門，擁有4個檔案管理員，它坐落在倫敦匯豐銀行集團總部，委托企業(yè)通信部門來管理。
       然而，在一些企業(yè)，檔案工作不是作為一個對內(nèi)運作的單元。企業(yè)日益普遍趨向于把檔案工作轉(zhuǎn)向信托機構(gòu)。信托機構(gòu)把文件收集的擁有權(quán)和管理移交給檔案館。舉例說，在2004年，慈善Guardian基金會成為保護協(xié)會和觀察報的檔案收集的合法擁有者。這種把檔案轉(zhuǎn)到信托機構(gòu)的方式有利于檔案館成為獨立的管理者，不管這個公司未來命運怎樣，它都負責保護檔案的未來保存。這些檔案從公司獨立出來也可以鼓勵從外部捐贈者中獲得文件，這些捐贈者比如說有編輯、攝影師、通訊員，他們都是和報紙有些關(guān)系的人。此外，慈善信托機構(gòu)考慮從外部獲得資助的申請，同意實現(xiàn)支持正在進行的為研究者服務(wù)收集的檔案的保存。
企業(yè)檔案工作的標準及實踐
       企業(yè)的本質(zhì)，企業(yè)和檔案部門之間關(guān)系的本質(zhì)影響著企業(yè)檔案工作人員的優(yōu)先權(quán)和責任感。在英國，從銀行到釀酒廠，這些不同行業(yè)的企業(yè)，保持著自己的企業(yè)檔案單位；他們從內(nèi)部公司聯(lián)合用不同的人員來管理這些立檔文件單元，把檔案聚焦于研究者和慈善信托機構(gòu)，這意味著，沒有像這么典型的企業(yè)檔案館。
      但是英國的企業(yè)檔案管理體現(xiàn)著兩大重要發(fā)展趨勢，這兩個趨勢特別是在進行企業(yè)的主要文件收集方面顯得尤其的突出。第一個趨勢，企業(yè)檔案館在選擇、管理、檔案收集保存方面朝著專業(yè)化的前瞻性的標準努力。第二個趨勢，企業(yè)檔案工作者作為信息提供者的角色，引進創(chuàng)新性的服務(wù)，為了獲得未來的支持和資助而強化檔案的價值。
      1、專業(yè)性的、前瞻性的標準在選擇、保存、編目、檔案中的應(yīng)用。
        在當今，英國的大部分企業(yè)檔案工作者都是全職的專業(yè)的人員，他們擁有由英國的大學授予的檔案管理和文件管理專業(yè)的研究生學歷。他們的課程為所有的檔案工作者提供的是一個寬廣的、全面的培訓，為的是培養(yǎng)出能夠適應(yīng)各種檔案工作的專業(yè)人員。
         在企業(yè)界，聘用一個專業(yè)的、有遠見及前瞻性的人員來管理企業(yè)檔案，在維護和維持檔案的發(fā)展方面是很關(guān)鍵的。檔案管理的范圍很廣，檔案工作者需要適應(yīng)各種專業(yè)的檔案工作標準，比如說，編目中的國際標準ISAD(G)，檔案保存環(huán)境的英國標準5454。在這篇報告中，我沒有足夠的時間闡述所有的標準，只是選擇著重關(guān)注那些在現(xiàn)代企業(yè)環(huán)境下推動檔案工作前進被企業(yè)檔案工作適用的新發(fā)展。我要再次提到這些發(fā)展是由把握企業(yè)大量的文件收集的檔案工作來控制。
數(shù)字化文件的保存
      在現(xiàn)代的數(shù)字化世界，檔案的形成形式已經(jīng)超出了原來占統(tǒng)治地位的紙質(zhì)形式，傳統(tǒng)的檔案原則與實踐在指導工作時的效率正在降低。英國大部分企業(yè)檔案工作者高度重視到數(shù)字化文件管理的問題。他們意識到要把檔案的堅定、管理、保存活動提前到電子文件生命周期的前端，從而來保證電子文件在數(shù)字化時代仍然保持其可用性。下面強調(diào)一下一些面臨的挑戰(zhàn)：
    （1）數(shù)字化文件的檔案價值在它產(chǎn)生的時候就要被確定，并在整個文件生命周期中對它進行管理，從而來保證：
    a）文件被捕獲，電子文件產(chǎn)生時的所有卷冊都不被忽視。
    b)  電子文件的憑證性、情報價值是通過電子文件的真實性和完整性來實現(xiàn)的。傳統(tǒng)的文件都是在紙張上或者羊皮紙上產(chǎn)生的，他們在紙上記錄的內(nèi)容是很明顯的，要改變這些文件的內(nèi)容沒有一定的探測技術(shù)是很難的。而電子文件，沒有明顯的線索，要改變和作假藥簡單的多。因此，保證電子文件的真實性和可靠性，必須要對文件以及做了任何改變的審查線索進行管理，明確由誰在什么時候產(chǎn)生了文件。
   （2）另外，紙質(zhì)的和羊皮卷的檔案從產(chǎn)生到現(xiàn)在已經(jīng)在有了相對大的時間跨度，在他們變得容易破碎且容易腐蝕前，“如果沒有一百年的話，也有好幾十年了”。
        把文件放在合時的保管環(huán)境中，如果需要的話還可以應(yīng)用經(jīng)過試驗的可靠的保存方法，一般是選取能適應(yīng)的溫度的物理保存方法比較好。電子文件利用的持久性以及其可讀性會隨著時間的流逝而受到威脅，因為他們要依賴于存儲數(shù)字化內(nèi)容的保存介質(zhì)、計算機硬件及軟件。而且，存儲介質(zhì)、硬件、軟件很容易被技術(shù)改變。英國 BBC電影檔案館在負責保存BBC電視公司的電影膠片。這些在檔案館中存放的膠片大多數(shù)是用數(shù)字化的D3磁帶形式。然而，為D3磁帶生產(chǎn)播放器的松下公司選出他們不再生產(chǎn)這種播放器了。那么這給BBC公司要保存那些存在數(shù)字化D3磁帶形式下的電影膠片的可用性，但是卻沒有播放器來播放支持這些磁帶留下了問題。
      在英國的許多企業(yè)檔案館，都前瞻性地努力在文件生命周期的前端保持文件的完整性和持久性以此來解決第一個挑戰(zhàn)。
      在一些大公司的內(nèi)部檔案館都開發(fā)了文件管理部門，或者是組織機構(gòu)與文件管理部門一起合作。舉個例子，聯(lián)合利華——這個引領(lǐng)食品、家居用品、個人用品的國際化制造商，他們的檔案館和文件管理服務(wù)在2002年合并到一起了。英國銀行，盡管檔案館和文件管理單位是分開的，但是他們要向共同的領(lǐng)頭上司部門匯報工作，而且他們這兩個部門也是緊密聯(lián)合在一起的。在一些公司，就算沒有一個正式的了解文件管理流程的檔案工作者，他們也要用實踐來影響從文件產(chǎn)生開始的檔案管理。

鑒定過程
       檔案工作的流程通常從鑒定工作開始，選擇和評估一些重要文檔，這些文檔是一個集團組織為了用來構(gòu)建它的歷史、產(chǎn)品、服務(wù)理念、發(fā)展過程而想要或者需要長期保存的。從歷史上看，檔案的收集在企業(yè)環(huán)境中大都是發(fā)生在一份文件的生命周期之后的，就是它一旦對企業(yè)活動不再有現(xiàn)行價值作用了，才收集它。
       在數(shù)字化時代，一個企業(yè)有大量的不同形式的電子文件產(chǎn)生，電子文件的性質(zhì)容易丟失。所以，企業(yè)檔案工作人員需要在文件形成的盡可能早的時間開始鑒定檔案的價值，也就是在文件的產(chǎn)生時期和文件捕獲時期。比如說匯豐銀行，檔案工作者和其他部門組織起來在總部辦公室舉行會議討論文件在形成時期潛在的檔案價值。他們要和各部門協(xié)商達成一份政策文件，確定文件一系列的檔案價值，明確一份文件產(chǎn)生后，在它轉(zhuǎn)交到檔案館永久保存前，需要在部門保留多久。為了監(jiān)督和協(xié)調(diào)文件持續(xù)轉(zhuǎn)換為檔案，檔案隊伍確定和部門每年開一次回顧會議。這個每年一次的會議需要對任何系列的新文件進行回顧，并加進口政策里；也要對當年產(chǎn)生的一些專門的特別的工程項目回顧并進行記錄。

文件管理政策及流程
       為了影響文件管理和企業(yè)保存檔案文件的流程，檔案工作者愈加注重文件管理政策的發(fā)展，以及企業(yè)所采用的文件的形成及保持文件可靠的流程。一份政策文件里包含有清晰的聲明，在文件管理中文件形成者需要具備的責任；有企業(yè)的正式的指導手冊；要求企業(yè)和其員工遵守這些規(guī)定。這些程序提供個人方針以實現(xiàn)最優(yōu)的整理檔案文件的實踐，呼吁高效率的執(zhí)行政策。
       2003年，我在英國東北地區(qū)參加了一個考慮電子檔案長期保存的范圍的調(diào)查。在4個企業(yè)檔案館參與的調(diào)查中，3個館已經(jīng)涉及文件管理的較寬范圍的政策的組織機構(gòu)發(fā)展；2個館在負責那些政策的實際執(zhí)行。同樣控制著可靠文件的管理和保持，這些政策明確的表明，文件被鑒定為有持久的價值的，最終必須轉(zhuǎn)交到檔案館。
為了獲得高級管理權(quán)威機構(gòu)去記錄這些管理政策，企業(yè)檔案工作人員重新包裝、出版符合公司優(yōu)先權(quán)的電子文件管理的價值。比如說，在香港的匯豐銀行，我鼓勵高層管理部門支持一份電子文件管理的評論，我就強調(diào)它會給我們的運作提高效率，我們減少在存儲和保持不需要的信息的不必要開支，那么我們的開銷也會得到節(jié)省。在其他一些商業(yè)企業(yè)，順從規(guī)則被證明會有關(guān)于增強電子文件管理的重要爭論。在藥學行業(yè)，舉例說，立法清晰地要求有可靠的電子文件來證明一種藥的發(fā)展，保持并保留整個藥物發(fā)展的生命周期。
信息管理系統(tǒng)
       一些企業(yè)檔案館還影響機構(gòu)選擇信息系統(tǒng)的決策。那些系統(tǒng)要能實現(xiàn)電子信息的生成、管理、利用。聯(lián)合利華檔案館和文件管理部門，他們鼓勵集團和電腦系統(tǒng)的經(jīng)理引進一種叫作“Live Link”電子文件管理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)具備支持文件的產(chǎn)生、維持、保存、構(gòu)建可靠文件的功能。

長期的可利用性
      盡管許多企業(yè)檔案館在影響整個文件生命周期過程中文件的生成、管理上取得了很重要進步，但是我不認為任何一個檔案館已經(jīng)開發(fā)出了可以抵抗軟件、硬件障礙從而保證電子文件長期可用性的策略。還要看對于這樣的政策，檔案工作者要想獲得公司的資金贊助和資源支持是否能成功。同時，在早期的鑒定文件的活動中，對公司有長久價值的文件要移交到檔案部門保管。那么檔案庫房就會成為一個極好的審查文件可用性的地方，時間到時就可以申請保存的標準。像BBC電影公司檔案館，買盡可能多的D3播放器，節(jié)省部件來維護機器，再尋找更加可用的形式來轉(zhuǎn)換D3磁帶，這樣，這種格式的電影膠片的內(nèi)容就能長期保存。

國際化觀念
      在英國企業(yè)檔案館的另一個發(fā)展情形也值得簡單提一下。前瞻性的有遠見性的檔案文件管理方法，是一種需要用全球化的觀念來看待檔案管理的意識，這種方法在跨國公司中成長發(fā)展起來。這個發(fā)展尤其和我的工作職務(wù)有關(guān)，因此我想用匯豐銀行為例子。匯豐銀行集團是世界上最大的銀行、金融業(yè)務(wù)機構(gòu)之一。他們在歐洲、亞太平洋地區(qū)、美國、中東、非洲地區(qū)都有業(yè)務(wù)。為了保證在全球化業(yè)務(wù)中我們的檔案文件記憶能夠持續(xù)包括在一起，那么鑒定工作就尤為重要，檔案要在集團的所有地區(qū)進行專業(yè)化的管理。自從2004年8月開始，我為匯豐銀行亞太平洋地區(qū)起著主要輔助作用的香港上海銀行在香港組建了一個檔案館。一個專業(yè)的檔案工作者的任命標志著匯豐銀行國際化檔案管理方式的開始。從集團英國母公司的歷史檔案的集中管理向集團地區(qū)化分公司的當?shù)貦n案館的發(fā)展方向提升。

2、檔案工作者是信息服務(wù)提供者
      上面所談的獲得資金去支持專業(yè)的企業(yè)檔案館收集保存檔案的政策需要精力、熱情、很強的企業(yè)才能持續(xù)進行并獲得成功。這把我?guī)У搅私裉煳乙獜娬{(diào)的第二個關(guān)鍵的部分，英國企業(yè)檔案工作的成功政策。企業(yè)檔案工作者不僅僅是文件的保管者，他們也是信息的提供者，提供創(chuàng)新性的服務(wù)，提高與企業(yè)核心目標有關(guān)的檔案的利用。對于一個非營利性質(zhì)的部門，企業(yè)檔案館的資金是很薄弱的，特別是在企業(yè)低迷時期，資金尤其難以周轉(zhuǎn)。因此，企業(yè)檔案工作者為了獲得資金要更努力工作，證明企業(yè)的檔案館的存在是應(yīng)當?shù)�。因此，企業(yè)檔案工作者采取了一系列的激勵工作來提高他們在企業(yè)內(nèi)部，主要股東，客戶，以及更廣的社區(qū)范圍內(nèi)的價值和形象。
-進行增值——內(nèi)部的，便宜的，貴的方式
     在內(nèi)部，檔案工作者要提供的服務(wù)范圍從市場材料，公共關(guān)系材料到歷史的法律性的證據(jù)。

     ○ 在公司的市場及公共關(guān)系活動中，歷史及檔案被當成一個重要的促進工具，用來強調(diào)公司的長久性及可持續(xù)性的性質(zhì)。英國的企業(yè)檔案工作人員通常是為領(lǐng)導講話提供歷史信息，印刷出版懷舊的包裝和廣告、公司歷史冊子，確定并促進周年慶典活動。
      ○ 通過從檔案館提供精確的信息，企業(yè)檔案工作人員也要積極支持告知的決策，為合法的申訴，專利，貿(mào)易爭端，知識產(chǎn)權(quán)提供證據(jù)。
      這些檔案館提供的服務(wù)通常是簡潔的，便宜但很有效的。比如匯豐銀行檔案館最近貢獻出歷史照片和材料，制作歷史冊子和展覽，慶祝他們在中國貿(mào)易交往的140周年的歷史。這個活動幫助證明我們自從1865年開始就和中國有持續(xù)的忠誠交流，我們強調(diào)和顧客及國家長期的合作。
       在英國的企業(yè)檔案工作發(fā)展中，檔案工作者通過更加創(chuàng)新性的昂貴的新服務(wù)方式來獲得公司的資金。有一個讓我印象很深刻而且很有創(chuàng)造性的例子來自Prudential保險公司檔案館。2006年，他們發(fā)動了一個虛擬的檔案企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，提供在線利用他們在英國、美國、亞洲的公司的重要文件。通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，用戶可以瀏覽和搜索檔案目錄，可以看掃描的文件原件，下載電子文件版的復制件。這個虛擬的檔案館是一個很重要的知識共享渠道，給員工提供利用虛擬的財經(jīng)，立法，出版，投資所有權(quán)的檔案文件。而且這些文件的形式也是多樣的，有報告，陳述，記錄，相片，產(chǎn)品介紹，海報，賬目，多媒體。Prudential保險公司檔案館已經(jīng)意識到，“開發(fā)虛擬檔案館的一個長遠影響是加強檔案文件的外形功能尤其是它和現(xiàn)行企業(yè)利益的關(guān)聯(lián)性�！�
外部提供利用——一種對企業(yè)和社區(qū)的服務(wù)
      現(xiàn)行公司關(guān)注的焦點是企業(yè)檔案館發(fā)現(xiàn)他們被任命做貢獻然后獲得資助，這是一種企業(yè)責任議程。企業(yè)社會責任是一種概念，為何機構(gòu)考慮社會的利益要通過顧客、雇員、股東、團體、他們工作的各個方面的環(huán)境對他們活動的影響來負責任�！@個義務(wù)看出機構(gòu)是自愿采取措施為…改變生活的質(zhì)量，大部分是當?shù)氐纳鐓^(qū)和社會。
      企業(yè)責任的概念怎么和企業(yè)檔案工作有聯(lián)系呢？英國是工業(yè)革命的發(fā)生地，英國企業(yè)的歷史檔案不僅在英國經(jīng)濟、政治、一直到當今的社會歷史上提供了重要的回憶，而且還對世界上其他國家留下了回憶。
在為這些國內(nèi)國際的重要檔案提供公共利用時，公司意識到他們關(guān)注社區(qū)的責任，促進公共物品將會朝向公司。
     英國的企業(yè)檔案館標準的對外利用服務(wù)的提供是這樣的：
對公眾的咨詢服務(wù)，舉例說，John Lewis Partnership——一個以零售衣服布料食品為主的公司，他們公司每年都收到超過360個的請求，這些請求還是來自不同的范圍，有研究者，學院派的，還有媒體。
     ○ 為學術(shù)研究者查閱檔案，利用收集好的除了那些敏感的保密性的材料以外的實體檔案而設(shè)立便利的環(huán)境設(shè)施。許多內(nèi)部檔案機構(gòu)只是出于任務(wù)的考慮設(shè)立一到兩張研究者用的桌子。慈善信托機構(gòu)檔案館提供更方便的為研究員所用的設(shè)施，比如說Sainsbury，一個食品公司，建立了一個學習中心，一星期有兩天為提前做了登記的研究員提供服務(wù)，還為來訪的利用者設(shè)立開放利用中心。Guardian Newsroom在倫敦成立了一個訪問中心，包括一些報紙檔案以及咖啡的提供還設(shè)有展覽區(qū)。
       此外為了提供標準的詢問方式，研究者便利的利用設(shè)施，一些企業(yè)檔案工作開發(fā)了富有想象力的服務(wù)，增加社區(qū)對利用檔案，使之成為公司企業(yè)責任議程的主要特色。關(guān)鍵性的主動的活動包括利用數(shù)字化技術(shù)增強公眾對檔案的利用，參與教育性的工作并與博物館，檔案館，圖書館這些傳統(tǒng)部門建立合作關(guān)系。給以下例子：
     ○ BT公司的“聯(lián)系地球”的計劃，是由BT公司檔案館組織的，它是一個有持久特色的公司的企業(yè)責任項目。這個項目的核心是網(wǎng)絡(luò)的虛擬博物館，它能夠使公眾在家用電腦看到公司收藏的全國性的重要物品。這個博物館網(wǎng)頁有1500張有特色的圖片頁面，其中上百個重要的物品來自BT收藏中心，上千張有歷史意義的闡述和照片來自BT檔案館。在公司的企業(yè)責任中，BT檔案館“聯(lián)系地球”服務(wù)的價值可以通過公司在這兩年多的時間對項目的投資達到6000000英鎊的預算體現(xiàn)出來。
    ○ 英國的郵政博物館、檔案館在倫敦學校提供了一個教育服務(wù)，叫做年輕的文化創(chuàng)造者學習計劃。在檔案館，學校的學生有一個小孩作家的工作間，他們用檔案收藏物中原始的素材來創(chuàng)作，可以激發(fā)學生自己的創(chuàng)造性寫作。
    ○ Rothschild檔案館和倫敦博物館一起合作搞了一個“N.M. Rothschild生命和時間”公共展覽。這個展覽用了檔案館的材料和信息來與公眾分享世界上最大的銀行王朝之一的Rothschild的創(chuàng)建者不同尋常的故事。

國家水平
       通過這整篇的報告，我希望我和你分享英國檔案工作者在專業(yè)性的發(fā)展和創(chuàng)造性的管理檔案收藏物以及他們?yōu)槠髽I(yè)和公眾服務(wù)促進檔案價值的提高等方面的遠見性的方法。
        盡管檔案部門有很長的歷史，許多企業(yè)在保存、發(fā)展、提升檔案遺產(chǎn)方面已經(jīng)作了出色的工作，但是還是有很大一部分企業(yè)沒有提供檔案的保護。在當今的前100名 FTSE企業(yè)中，只有五分之一的公司有自己的內(nèi)部檔案館。在我結(jié)束我的報告前，我想談一些現(xiàn)在在企業(yè)檔案工作社區(qū)中被討論的觀點，以此來增強和促進英國企業(yè)檔案工作。

     像英國企業(yè)檔案理事會這樣的社交部門，企業(yè)檔案工作者長期擁護通過檔案部門利用企業(yè)檔案的價值，為檔案工作者提供涉及企業(yè)檔案的專業(yè)的支持網(wǎng)絡(luò)。而且，企業(yè)檔案工作者愈加認識到他們需要一個在全國水平內(nèi)的協(xié)作和努力來提高企業(yè)檔案工作的形象，保存好企業(yè)檔案。在英國，有許多文件保管場所，專業(yè)的、區(qū)域性的、地方化的，他們主動的保護或者專攻企業(yè)檔案的收藏。但是，還沒有一個全國性的可持續(xù)的全面的政策方法來保護我們的企業(yè)檔案文化遺產(chǎn)。英國可能會學習其他國家已經(jīng)采用的國家支持的國有模式及最好的實踐。比如，丹麥國家企業(yè)檔案館和企業(yè)文件終端檔案中心都是致力于捕捉全國的企業(yè)文件的收藏機構(gòu)。其他的一些國家化的方式的觀念方法包括：
    (1) 一個項目是通過他們的創(chuàng)造性的團體，鼓勵收集和保留企業(yè)檔案，比如說在企業(yè)機構(gòu)工作來保證企業(yè)對檔案館的關(guān)注，使其成為議案的一部分。
    (2) 對企業(yè)提出一些支持及建議，企業(yè)的檔案館如何保存信息，如何在建立信托，獲得資金，保存、維護利用檔案方面利用出版信息和網(wǎng)站內(nèi)容。
    (3) 影響政治家、決策者，資助團體使他們意識需要為企業(yè)提供財政性的激勵政策資金來保證檔案工作的進行，以及對公眾提供檔案的利用。
       2004 年，企業(yè)檔案理事會起帶頭作用，獲得英國企業(yè)檔案館一個國家性的政策支持，促成了任命基于國家檔案館的共同基金企業(yè)文件發(fā)展辦公室。企業(yè)文件發(fā)展辦公室有責任調(diào)查并做出一個和檔案館有關(guān)的即將可以成行的國家政策。
結(jié)論
       總之，在英國企業(yè)檔案工作中有兩個顯現(xiàn)出來的性質(zhì)，促進了一個成功的策略的形成。在企業(yè)環(huán)境中，檔案工作者處理檔案就像公司的領(lǐng)導處理持續(xù)的發(fā)展業(yè)務(wù)一樣。
開發(fā)有遠見性的持續(xù)的適合企業(yè)運營環(huán)境的策略
最大化的促進檔案資源為企業(yè)獲得最優(yōu)效益。
檔案工作者除了在他們直接的企業(yè)環(huán)境中工作外，還開發(fā)策略，提高全國范圍內(nèi)企業(yè)遺產(chǎn)重要性的意識，把企業(yè)檔案的保存提到國家性的議程。