項目管理與團(tuán)隊建設(shè)

    在優(yōu)耐達(dá)公司做了多年的項目，也擔(dān)任了多年的項目經(jīng)理，小項目一兩個人一兩個月完成，大的項目十幾個人，一兩年完成，到目前為止大大小小也做十多二十個項目。從公司的項目來看，從玉溪電信局的多媒體話費(fèi)查詢項目，到玉溪公安項目，到昆明市公安局賓館項目和現(xiàn)在的曲煙項目，公司的項目項是越做越大，項目組成員越來越多，項目的時間周期也是越來越長。從前的項目幾個人幾個月輕松搞定，現(xiàn)在的項目業(yè)務(wù)范圍、業(yè)務(wù)的復(fù)雜度、技術(shù)難度越來越高，項目中的問題也題也越來越多，公司對項目經(jīng)理的要求也就越來越高。這就要求項目經(jīng)理必須具備各種技能：技術(shù)能力、領(lǐng)導(dǎo)能力、人員開發(fā)能力、溝通技巧、人際交往能力、處理壓力能力、解決問題的能力、管理時間的能力，另外還有一個重要的技能是團(tuán)隊建設(shè)的技能。   

     在實際的項目實踐工作中，我們會不斷地碰到各種項目管理方面的問題，同時在不斷地對這些問題進(jìn)行探索和總結(jié)的時候后也帶著這些問題進(jìn)行著不斷的學(xué)習(xí)�，F(xiàn)在將我學(xué)習(xí)到的及總結(jié)到的一些項目管理中團(tuán)隊建設(shè)方面的一些知識或體驗?zāi)贸鰜砼c大家分享，看看大家是否贊同這些觀點(diǎn)或意見，希望起到一個拋磚引玉的作用，對UNIDA公司的團(tuán)隊建設(shè)起到積極的作用。

     建設(shè)一個和諧、士氣高昂的項目團(tuán)隊，對最終完成公司的項目目標(biāo)具有很大的意義。團(tuán)隊建議是項目管理的必要技能。

一 、1 ＋ 1  >  2  團(tuán)隊效率

       僅把一組人員集合在一個項目中共同工作，并不能形成團(tuán)隊，項目團(tuán)隊是指一組互相依賴的人員齊心協(xié)力進(jìn)行工作，以實現(xiàn)項目目標(biāo)。要使這些成員發(fā)展成為一個有效協(xié)作的團(tuán)隊，既要項目經(jīng)理付出努力，也需要項目團(tuán)隊中每位成員的付出。

     有成效的團(tuán)隊特點(diǎn)包括：

       對項目目標(biāo)的清晰理解。

       對每位成員角色和職責(zé)的明確期望。

       目標(biāo)導(dǎo)向。

       高度的合作互助

       高度信任

1.   對項目目標(biāo)的清晰理解

     為使項目團(tuán)隊工作有成效，要高度明確工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算和進(jìn)度計劃。對于要實現(xiàn)的項目目標(biāo)，每個團(tuán)隊成員必須對這一結(jié)果以及由此帶來的益處有共同的設(shè)想。
 
對每位成員的角色和職責(zé)的明確期望

2. 有成效的項目團(tuán)隊的成員要參與制定項目計劃，這樣他們就能知道怎樣與他們的工作結(jié)合起來。團(tuán)隊成員重視彼此的知識與技能，并能肯定為實現(xiàn)項目目標(biāo)所付出的勞動。每位成員承擔(dān)職責(zé)，完成他在項目中的任務(wù)。

3.   目標(biāo)導(dǎo)向

    有成效的項目團(tuán)隊中的每位成員都強(qiáng)烈希望為取得項目目標(biāo)付出努力。為樹立一個良好的典范，項目經(jīng)理需要為大家確定努力工作的標(biāo)準(zhǔn)。團(tuán)隊成員能積極熱情地為項目成功付出必要的時間和努力。例如，為使項目按計劃進(jìn)行，必要時成員愿意加班、犧牲周末時間來完成工作。

4.   高度的合作互助

     一個有成效的項目團(tuán)隊通常要進(jìn)行開放、坦誠而及時的溝通。成員愿意交流信息、想法及感情。他們不羞于尋求其他成員的幫助，成員能成為彼此的力量和源泉，而不僅限于完成分派給自已的任務(wù)。他們希望看到其他成員成功地完成任務(wù)，并愿意在他們陷入困境或停滯不前時提供幫助。他們能相互接受彼此的反饋及建議性的批評�；谶@樣的合作，團(tuán)隊就能解決問題時有創(chuàng)造性，并能及時做出決策。

5.   高度信任

     一個有成效的團(tuán)隊的成員理解他們之間的相互依賴性，承認(rèn)團(tuán)隊中的每位成員都是項目成功的重要因素。每位成員都可以相信其他人做他們要做的和想做的事情，而且會按預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)完成。團(tuán)隊成員互相關(guān)心，由于承認(rèn)彼此存在的差異，成員就會感到自我的存在。要鼓勵有不同的意見，并允許自由的表達(dá)出來，要尊重這些意見。成員能夠不怕遭到報復(fù)，大膽提出一些可能產(chǎn)生爭議或沖突的問題。有成效的項目團(tuán)隊解決問題的方法是通過建設(shè)性的、及時的反饋和積極好正視問題。沖突是無法壓制的，相反，要以積極的態(tài)度對待它，把它當(dāng)作成長和學(xué)習(xí)的機(jī)會。

二、團(tuán)隊有效工作的障礙      

     在我們的項目工作中或多或少都存在這樣一些影響團(tuán)隊有效工作的障礙，以及克服這些障礙的建議。

1.   目標(biāo)不明確

     項目經(jīng)理應(yīng)該詳細(xì)說明項目目標(biāo)以及項目工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及進(jìn)度計劃。要對項目的結(jié)果及其產(chǎn)生的益處作出美好的設(shè)想，這些情況要在第一次項目的啟動會議上溝通交流。在項目的各種例會上，如：周例會、里程碑會議等，項目經(jīng)理要定期討論項目目標(biāo)。會議中，他（她）要經(jīng)常了解成員對必須完成的工作任務(wù)存在哪些疑問，僅在項目開始時，就項目目標(biāo)向團(tuán)隊作一次說明是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。項目經(jīng)理一定要經(jīng)常地、不厭其煩地提及這一目標(biāo)，并加以宣傳。
 
2．角色和職責(zé)不明確

     成員們可能會覺得他們的角色和職責(zé)含糊不清，或與一些成員的職責(zé)重復(fù)。在項目開始時，項目經(jīng)理要與項目團(tuán)隊的每位成員單獨(dú)會談，告訴他（她）被選上參加項目的原因，說明對他（她）期望的角色及職責(zé)，并解釋說明他們與其他成員的角色和職責(zé)的相互聯(lián)系。項目團(tuán)隊成員可以自由地要求項目經(jīng)理闡明模糊不清的地方，以及明顯存在的職責(zé)重復(fù)。在團(tuán)隊制定項目計劃時，利用諸如工作分析結(jié)構(gòu)（WBS），職責(zé)矩陣、甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖等工具明確劃分每個成員的任務(wù)。把這類文件分發(fā)給每個成員，使他們不僅知道自已的任務(wù)，還能了解其他成員的任務(wù)以及這些任務(wù)如何有機(jī)結(jié)合在一起。

3．缺乏工作投入

    團(tuán)隊成員可能會對項目目標(biāo)或項目工作不太投入。要解決這一難題，項目經(jīng)理需要向每個成員說明他（她）的角色對項目的重要意義，以及他（她）能為項目成功做出的貢獻(xiàn)。項目經(jīng)理也要知道團(tuán)隊成員的個人及職業(yè)興趣，并設(shè)法使項目能有助于滿足這些興趣。他（她）應(yīng)該懂得對每個成員的激勵因素，并創(chuàng)造出一個充滿激勵的工作環(huán)境。項目經(jīng)理需要對每個成員的工作成績進(jìn)行表揚(yáng)獎勵，對他們的工作給予支持和鼓勵。

4．領(lǐng)導(dǎo)工作不力

      項目經(jīng)理一定要不時地向項目成員問一些諸如“我做得怎樣？”或“我應(yīng)該怎樣改進(jìn)我的領(lǐng)導(dǎo)工作？”等這些問題，積極征求團(tuán)隊對他（她）工作的反饋，以免使團(tuán)隊認(rèn)為他（她）的領(lǐng)導(dǎo)工作沒有做好。然而，他（她）首先一定要創(chuàng)造一個良好的項目工作環(huán)境，使人們能自由地做出反饋而不怕遭到報復(fù)。項目經(jīng)理要在早期項目會議上聲明，要求團(tuán)隊成員經(jīng)常對他（她）的工作情況做出反饋，并歡迎人們提出建議，提高他（她）的領(lǐng)導(dǎo)能力。

5．不良行為

    有時，某些成員會做出一些不利于團(tuán)隊有效發(fā)展的行為，例如：懷有敵對情緒、素質(zhì)低下或誹謗貶低別人等。項目經(jīng)理就要與他談話，指出他的不良行為，并向他解釋，說明這種行為對項目團(tuán)隊有不利的影響，所以是無法接受的。如果合適的話，對這個成員進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)或咨詢工作。但無論如何，項目經(jīng)理一定要使成員明白，如果不良行為繼續(xù)下去，那只好讓他離開項目團(tuán)隊。當(dāng)然，如果必要，項目經(jīng)理要做好準(zhǔn)備，堅決執(zhí)行到底。

三、做一個有成效的團(tuán)隊成員

    做一個有成效的團(tuán)隊成員，對每個團(tuán)隊（Team）面成員來說，都是一種充實而令人滿意的成長經(jīng)歷。然而，成長是不會自發(fā)產(chǎn)生的，需要有責(zé)任感，認(rèn)真工作，思想開放，并要有進(jìn)一步自我發(fā)展的愿望。盡管項目經(jīng)理是項目成功的最終負(fù)責(zé)人，但項目團(tuán)隊的每個成員都要分擔(dān)這個責(zé)任，他們都要協(xié)助創(chuàng)造并培養(yǎng)一個積極有效的項目環(huán)境。
 
    有成效的團(tuán)隊成員會做好計劃、控制并相信他們各自的工作。他們對自已有高度的期望，會爭取在預(yù)算范圍內(nèi)提前完成工作任務(wù)。他們能很好地利用時間，促使和推動事情發(fā)生，而不是聽之任之。有成效的團(tuán)隊成員不會埋頭工作直到別人說停才停下來。相反，他們能夠自我指導(dǎo)，出色地完成任務(wù)。他們樂于做好工作，而不是做一些糟糕的工作或半途而廢，期望其他成員來完成、整理或重做。每個團(tuán)隊成員都能相信其他成員都能按時完成各自的任務(wù)而不影響其他成員的工作。

    有成效的團(tuán)隊成員積極參與并能有效溝通。他們不會坐等被人問起，而是在會議中積極參與，表達(dá)見解。他們主動與其他團(tuán)隊成員及項目經(jīng)理進(jìn)行明確及時而毫不含糊的溝通。他們相互提出建設(shè)性的反饋，特別是有成效的團(tuán)隊成員覺得有責(zé)任及早發(fā)現(xiàn)問題或潛在問題，而不會因問題的產(chǎn)生而指責(zé)其他成員、客戶或項目經(jīng)理，有成效的團(tuán)隊成員不但是問題的發(fā)現(xiàn)者，更是問題解決者。有了問題后，他們會提出解決方案，愿意與其他團(tuán)隊成員合作來解決問題，即使這已超出他們的職責(zé)范圍。有成效的團(tuán)隊成員不會說：“那不是我的問題”或“那不是我的工作”，相反，他們希望進(jìn)行合作，幫助團(tuán)隊實現(xiàn)項目目標(biāo)。

    有成效的團(tuán)隊成員會盡力創(chuàng)造一個沒有爭議、積極而又有建設(shè)性的項目環(huán)境。他們能覺察到項目團(tuán)隊組成的差別，尊重團(tuán)隊的所有成員，也尊重其他人的觀點(diǎn)，他們不會有驕傲、自滿或固執(zhí)的情緒，這會嚴(yán)重影響到合作與互助。有效的團(tuán)隊成員把項目成功看得比個人獲取更重要。

     團(tuán)隊中沒有自我的概念，也就沒有個人的勝敗，如果項目成功了，每個人都是贏家。

四、團(tuán)隊建設(shè)         

     團(tuán)隊建設(shè) － 把一組人員組織起來實現(xiàn)項目目標(biāo)是一個持續(xù)不斷的過程，它是項目經(jīng)理和項目團(tuán)隊的共同職責(zé)。團(tuán)隊建設(shè)能創(chuàng)造一種開放和自信的氣氛，成員有統(tǒng)一感，強(qiáng)烈希望為實現(xiàn)項目目標(biāo)做出貢獻(xiàn)。

     使團(tuán)隊成員社會化會促進(jìn)團(tuán)隊建設(shè)，團(tuán)隊成員之間相互了解越深入，團(tuán)隊建設(shè)得越出色。項目經(jīng)理要確保全體成員能經(jīng)常相互交流溝通，并為促進(jìn)團(tuán)隊成員間的社會化創(chuàng)造條件。團(tuán)隊成員也要努力創(chuàng)造出這樣的條件。

     項目團(tuán)隊可以要求團(tuán)隊成員在項目過程期間，被安排在同一個辦公環(huán)境下進(jìn)行工作，當(dāng)團(tuán)隊成員被安排到一起時，他們就會有許多機(jī)會走到彼此的工作區(qū)進(jìn)行交談。同樣，他們會在如走廊這樣的公共場所經(jīng)常地碰面，從而有機(jī)會在一起交談。談?wù)撐幢乜偸菄@工作。團(tuán)隊成員很有必要在不引起反感的情況下，了解彼此的個人情況。項目過程中會發(fā)展起許多個人的友誼。安排整個團(tuán)隊在一起工作，就不會出現(xiàn)因為團(tuán)隊一部分成員在大樓或工廠的不同地方工作而產(chǎn)生“我們對他們”的思想。這種情形導(dǎo)致項目團(tuán)隊成為一些小組，而非一個實際的團(tuán)隊。
 
     項目團(tuán)隊可以舉辦社交活動慶祝項目工作中的事件，例如項目的重要里程碑階段 － 系統(tǒng)正式運(yùn)行，也可以是為放松壓力而定期舉辦的活動。團(tuán)隊為促進(jìn)社會化和團(tuán)隊建設(shè)，可以組織各種活動。如體育活動、周末聚會、各種團(tuán)體比賽等，一定要讓團(tuán)隊中每個人都參加這類活動。也許有些成員無法參加，但一定要邀請到每個人，并鼓勵他們參加。團(tuán)隊成員要利用這個機(jī)會，盡量與更多的其他團(tuán)隊成員（包括參加活動的家庭成員）相互結(jié)識，增進(jìn)了解。一個基本規(guī)律是試圖與不太熟悉的人在一起聊天，提了一些問題，聽他談?wù)�，發(fā)現(xiàn)共同興趣。要盡量避免讓人們形成幾個人組成的小團(tuán)體，在每次活動中老是聚集在一起。參加社會化活動，不僅有助于培養(yǎng)起忠誠友好的情感，而且能使團(tuán)隊成員在項目工作中更容易進(jìn)行開放、坦誠的交流溝通。

     除了組織社交活動外，團(tuán)隊還可以定期召開團(tuán)隊聯(lián)合會議。相對項目會議而言，團(tuán)隊會議的目的是廣泛討論下面這些類似問題：作為一個團(tuán)隊，我們該怎樣工作？有哪些因素妨礙團(tuán)隊工作（如像工作規(guī)程、資源利用的先后次序或溝通）？我們?nèi)绾慰朔@些障礙？我們怎樣改進(jìn)團(tuán)隊工作？如果項目經(jīng)理參加團(tuán)隊會議，對他（她）應(yīng)一視同仁。團(tuán)隊成員不應(yīng)向經(jīng)理尋求解答，經(jīng)理也不能利用職權(quán)，否決團(tuán)隊的共識。因為這是團(tuán)隊會議，而不是項目會議，只討論與團(tuán)隊相關(guān)的問題而與項目無關(guān)。

     團(tuán)隊成員要利用各種方法加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)，他們不能期望由項目經(jīng)理獨(dú)立承擔(dān)團(tuán)隊建設(shè)的責(zé)任。