從培訓看辦公自動化

從培訓看辦公自動化

辦公自動化是由計算機來實現(xiàn)的，但只有將計算機和使用人員的工作很好地結合在一起，才能真正實現(xiàn)辦公自動化所要達到的目的。我們經(jīng)常看到的情況是，辦公室里的軟、硬件設備很先進，但使用人員的應用水平卻沒有相應的提高。原因何在？驛之友計算機技術應用服務中心總經(jīng)理馬力先生認為，這是因為辦公自動化缺少了有效培訓這個環(huán)節(jié)。
  
目前，在計算機應用方面有很多提供培訓的單位，但據(jù)觀察，其培訓對象90％以上是外企單位，國內(nèi)企業(yè)對于計算機應用培訓顯得并不那么熱心。一些領導認為，這些都是日常辦公活動，一邊干一邊學就可以了，為了使用技巧進行培訓，既花錢又耽誤時間，沒必要。例如，微軟曾搞過一次國家機關大用戶的義務培訓，可是這些國家機關連擠出半天時間都說比較困難，可見對培訓活動的積極性并不很高。
  
與此形成對比的是，很多國企非常熱心于購置先進的軟硬件設備，軟、硬件設備升級很快，但辦公自動化并沒有達到應有的水平。其結果是，原來的投資還沒有很好地真正發(fā)揮效用，又要追加新的投資。另一方面，由于培訓工作沒有跟上，操作者的計算機應用水平也沒有得到相應的提高。國企和機關的技術升級跟得快，到了年底總結工作時可以成為業(yè)績，但是培訓就不好說了。如果報告中說今年花了多少培訓費用，上面的領導就可能會認為IT部門無能棗這幾個人都教不會，還要請別人教。
  
相反，很多外企在硬件環(huán)境的投資上很吝嗇棗有些現(xiàn)在還在使用Windows 3.1和Word 6.0，但卻積極支持員工的培訓。這些公司考慮的是如何將現(xiàn)有的軟件用精、用透，而不是使用了多新的版本。企業(yè)永遠也跟不上技術的更新?lián)Q代，在軟硬件基本設施能夠滿足工作需要的情況下，這些外企所要考慮的就是如何提高基礎設施的應用水平，盡可能決地收回軟、硬件投資，提高工作效率。
  
大部分單位（國內(nèi)單位及外企）的計算機應用培訓工作，大多由本單位的人事部門和IT部門共同負責管理。但是，在管理的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題：
  
首先，計算機應用培訓應該由誰來做？
  
IT部門的工作人員雖然對計算機軟件十分熟悉，但對辦公活動中的具體應用問題并不精通。而人事管理部門的工作人員，雖然對辦公程序十分清楚，但是對計算機應用軟件技術卻不精通，所以也不可能勝任培訓工作。
  
但是，因為企業(yè)或者行業(yè)內(nèi)部都有IT部門，這就決定了花錢買培訓的難度。這樣的單位往往會覺得自己不需要找別人培訓，自己的IT人員就能勝任。其實，企業(yè)IT部門的主要工作是做主業(yè)內(nèi)部的IT管理和規(guī)劃，而不是這些具體的操作和培訓工作，另外，企業(yè)內(nèi)部的IT人員大多是計算機專業(yè)出身，他們不了解辦公的流程，也沒有管理和市場銷售的經(jīng)驗，這就注定他們的培訓僅停留在對軟件功能的剖析上，就算業(yè)務人員能夠?qū)⑦@樣乏味的培訓堅持聽下來，也會與實際的應用脫節(jié)。
  
例如Excel的報表棗無論財務報表、銷售報表還是人事部門的管理報表等，都滲透了管理者的思想，是供管理者使用的。就像MBA的管理最后都要落實到數(shù)字一樣，最終企業(yè)的效益、人員管理都要用數(shù)字來體現(xiàn)。所以學Excel不是學簡單的報表，而是學各種管理思想，怎樣用這樣的思想來整理計算數(shù)字。很難想像，一個機關中沒有管理經(jīng)驗的IT人員在進行培訓時能夠?qū)?a class="channel_keylink" href="http://www.lailaliao.cn/peixun/Excel-PPT.html" target="_blank">excel的使用與管理結合起來。
  
很多企業(yè)的管理為什么上不去，這一定程度上是因為決策者的決策基礎就是拍腦門，拍胸脯，而不是以科學的數(shù)據(jù)為依據(jù)。投資不做預算，不做定量的分析。如果沒有合適的工具軟件來輔助，進行定量分析是一件非常麻煩的事情，要收集大量的數(shù)據(jù)并且運用一些理論和算法對數(shù)據(jù)進行預測分析。但是如果你的競爭對手會這一套，他的決策就會比你準、比你高。畢竟，現(xiàn)在的企業(yè)決策已經(jīng)不是比誰的腦子活，而是在比誰掌握的信息全面、誰的分析準確。
  
培訓是幫助企業(yè)練內(nèi)功。買軟件有意識了，培訓費再貴也不過是買一臺電腦的錢，而這筆錢可以讓電腦用得更好�，F(xiàn)在大家都在討論“TCO（總擁有成本）”問題，培訓表面看似多花了些錢，但它卻是在降低總體成本過程中的一個不可忽視的環(huán)節(jié)。