商務禮儀之通訊禮儀

　　人所共知，現(xiàn)代社會乃是一個信息的社會。對于廣大商界人士而言，信息就是資源，信息就是財富，信息就是生命，所以大家不約而同地對信息重視有加。目前，多種多樣的現(xiàn)代化通訊工具層出不窮。它們的出現(xiàn)，為商界人士獲取信息、傳遞信息、利用信息，提供了越來越多的選擇。
 
　　通訊，一般有其特定的含義。它是指人們利用一定的電訊設備，來進行信息的傳遞。被傳遞的信息，既可以是文字、符號，也可以是表格、圖像。在日常生活里，商界人士接觸最多的通訊手段，當今主要有電話、電報、電傳、尋呼、傳真、電子郵件，等等。通訊禮儀，通常即指在利用上述各種通訊手段時，所應遵守的禮儀規(guī)范。
 
　　考慮到商界人士的實際需求，以下將著重介紹一下而今應用最多、最廣的電話、手機、尋呼機、傳真機以及電子郵件的基本禮儀。
 
　　在所有電子通訊手段中，電話出現(xiàn)得最早。迄今為止，它也是使用最廣的。因此，電話禮儀是商界人士所要掌握的重點。對于商界人士來講，電話不僅僅是一種傳遞信息、獲取信息、保持聯(lián)絡的尋常工具，而且也是商務人員所在單位或個人的形象的一個載體。在商務交往中，普普通通的接打電話，實際上是在為通話者所在的單位、為通話者本人繪制一幅給人以深刻印象的電話形象。所謂電話形象，即人們在通電話的整個過程之中的語言、聲調(diào)、內(nèi)容、表情、態(tài)度、時間感等等的集合。它能夠真實地體現(xiàn)出個人的素質(zhì)、待人接物的態(tài)度以及通話者所在單位的整體水平。正是因為電話形象在現(xiàn)代社會中無處不在，而商務交往又與電話“難解難分”，因此凡是重視維護自身形象的單位，無不對電話的使用給予了高度的關注。
 
　　與日常會話和書信聯(lián)絡相比，接打電話具有即時性、經(jīng)常性、簡捷性、雙向性、禮儀性等等較為突出的特點。所謂即時性、經(jīng)常性、簡捷性、雙向性都不難理解，而所謂禮儀性卻不能夠不為之“正名”。
 
　　電話的禮儀性特點，直接與前面提到過的“電話形象”密切相關。它是指不論是打電話還是接電話，都必須以禮待人，克己而敬人。假如不注意在使用電話的過程中講究禮貌，先敬于人，無形之中將會使自己的人際關系受到損害。
 
　　使用電話通訊，有主動地撥打電話與被動地接聽電話之別。從禮儀方面來講，撥打電話與接聽電話時有著各自不同的標準作法。以下，就分別對其加以介紹。
 
　　在商務交往中，需要商務人員“先發(fā)制人”，首先打電話給別人的情況極多。當商務人員準備撥打電話時，率先考慮的問題共有三個。
 
　　問題之一，是這個電話該不該打。需要通報信息、祝賀問候、聯(lián)系約會、表示感謝等等時候，都有必要利用一下電話。而毫無意義、毫無內(nèi)容的“沒話找話”式的電話，則最好不要打。即使非常地想打電話聊聊天，也要兩廂情愿，要先征得對方首肯，并選擇適當?shù)臅r間。不要在單位打私人電話。在公用電話亭“目空一切”地“煲電話粥”，也是做人極不自覺地表現(xiàn)。
 
　　問題之二，是這個電話應當何時去打。有關公務的電話，應當公事公辦，最好在上班時打。雙方約定的通話時間，輕易不要更動。要想使通話效果好一些，使之不至于受到對方繁忙或疲勞的影響，則通話應選擇在周一至周五，而不應是在周末。也不要在對方剛上班、快下班、午休或快吃午飯時，不識時務地把電話打過去。因緊急事宜打電話到別人家里去，通話之初先要為此說聲“對不起”，而且盡量不要在對方用餐、睡覺、過節(jié)、度周末時這樣做。與外商通電話時，須顧及對方在作息時間上的特點。打電話去海外，還應考慮到此地與彼地的時差。
 
　　問題之三，是這個電話的內(nèi)容應當如何準備。電話被稱為“無形造訪的不速之客”。在很多情況下，它都有可能“出其不意”地打攪別人的正常工作或生活。因此，打電話的人務必要有一個明確的指導思想，除非萬不得已，每次打電話的時間不應超過三分鐘。在國外，這叫做“通話三分鐘原則”，已為商界所廣泛遵守。有鑒于此，商界人士在打電話前，為節(jié)省時間，一定要“去粗取精”，條理清晰地預備好提綱。屆時，應根據(jù)腹稿或文字稿來直截了當?shù)赝ㄔ挕Ｈ魮芡娫挄r對方正忙，則不應強人所難，非“一氣呵成”不可?？梢约s一個時間，過一會兒再打。此外，與不熟悉的單位或個人聯(lián)絡，對對方的名字與電話號碼應當弄得一清二楚，以便“胸有成竹”，免得因為搞錯而浪費時間。
 
　　在打電話時，對一個人的電話形象影響最大的，當首推他自己的語言與聲調(diào)。從總體上來講，它應當簡捷、明了、文明、禮貌。
 
　　在通話時，聲音應當清晰而柔和，吐字應當準確，句子應當簡短，語速應當適中，語氣應當親切、和諧、自然。不要在打電話時為自己的情緒所左右，要么亢奮激動，一上來就“力拔山兮氣蓋世”，像一位草莽英雄一般地大聲吼叫，震耳欲聾;要么情緒低沉，斷斷續(xù)續(xù)，小聲小氣地如同“耳語”或“哀怨”一樣，讓對方干著急也聽不清楚。
 
　　有一點務請注意，打電話時最好雙手持握活筒。講話時，嘴部與話筒之間應保持三厘米左右的距離。這樣的話，就不會使對方接聽電話時，因話音過高或過低而感到“難過”了。
 
　　打電話時所使用的語言，應當禮貌而謙恭。應盡快地用三言兩語把要說的事情講完，不要羅唆來羅唆去，連自己都不明白“剛才說到哪兒了，”從而浪費別人的時間。若非事關重大的時間、數(shù)據(jù)，一般沒有必要再三去復述已經(jīng)講過的話。
 
　　打電話時，每個人開口所講的第一句話，都事關自己給對方的第一印象，所以應當慎之又慎。如果電話接通后，自己所說的頭一句話是“喂，喂”或“西海公司么”、“小丁在不在”，則既不禮貌，也不規(guī)范。
 
　　打電話時所用的規(guī)范的“前言”有兩種。第一種適用于正式的商務交往中，要求禮貌用語與雙方的單位、職銜、姓名“一同道來”。其標準的“模式”是：
 
　　“您好!我是省化工進出口公司營銷部副經(jīng)理王琳琳，我要找西華市化工進出口分公司經(jīng)理高杰先生，或者是副經(jīng)理楊曉春先生?！?BR> 
　　第二種適用于一般性的人際交往，在使用禮貌性問候以后，應同時準確地報出雙方完整的姓名。其標準的“模式”是：
 
　　“您好!我是于莉。我找謝亦非?！?BR> 
　　不要還不知道對方是誰，一上來就跟人家套近乎，“捉迷藏”。說什么“我是老許啊，我找小梅”之類，常會讓接電話的人“一愁莫展”。人家很可能既不知道“老許”是誰，也不清楚您要找的“小梅”到底是哪一位。 .
 
　　如果電話是由總機接轉(zhuǎn)，或雙方的秘書代接的，在對方禮節(jié)性問候之后，應當“禮尚往來”，使用“您好”、“勞駕”、“清”之類的禮貌用語與對方應對，不要對對方粗聲大氣，出口無忌，或是隨隨便便將對方呼來喚去。
 
　　得知要找的人不在，可請代接電話者幫助叫一下，也可以過后再打。無論如何，都不要忘了說話要客客氣氣的。
 
　　在通話時，若電話中途中斷，按禮節(jié)應由打電話者再撥一次。撥通以后，須稍作解釋，以免對方生疑，以為是打電話者不高興掛斷的。
 
　　一旦自己撥錯了電話，切記要對無端被打擾的對方道歉，老老實實地說聲“對不起”。不要連個“回音”都不給，就把電話掛了。 ;
 
　　當通話結(jié)束時，別忘了向?qū)Ψ降酪宦暋霸僖姟保蚴恰霸绨病?、“晚安”。按照慣例，電話應由撥電話者掛斷。掛斷電話時，應雙手輕放，不要末了再給對方的聽覺以“致命一擊”。
 
　　在接聽電話時，亦有許多具體要求。能否照此辦理，往往意味著接聽電話者的個人修養(yǎng)與對待撥打電話者的態(tài)度如何。在通電話的過程中，接聽電話的一方顯然是被動者，盡管如此，商界人士在接聽電話時，亦須專心致志，彬彬有禮。
 
　　在接電話時，首先要注意自己的態(tài)度與表情。雖說通電話是一種“未曾謀面”的交談，表面上看，商務人員接電話時的態(tài)度與表情對方是看不到的，但是在實際上對于這一切對方其實完全可以在通話過程中感受到的。
 
　　電話鈴聲一響，就應立即跑過去接電話，并且越快越好。有人明明呆在電話邊上，偏偏要“沉住氣”，“擺擺譜”，讓電話鈴聲先響上一通再說。這種態(tài)度，無疑是怠慢對方的。在國外，接電話有“鈴響不過三遍”一說。
 
　　接電話時，態(tài)度應當殷勤、謙恭。在辦公室里接電話，尤其是外來的客人在場時，最好是走近電話，雙手捧起話筒，以站立的姿勢，面含微笑地與對方友好通話。不要坐著不動，一把把電話拽過來，抱在懷里，夾在脖子上通話。不要拉著電話線，走來走去地通話;也不要坐在桌角、趴在沙發(fā)上或是把雙腿高抬到桌面上，大模大樣地與對方通話。
 
　　凡事俱有分寸。接電話時，，速度快，態(tài)度好，姿勢雅，就是合乎禮儀的分寸。
 
　　在接電話時，其次要注意自己的語言和語氣。在這個方面，慢不經(jīng)心、隨隨便便、過分放任自己，都是極其有害的。
 
　　在正式的商務交往中，接電話時拿起話筒所講的第一句話，也有一定之規(guī)。接電話時所講的第一句話，常見的有三種形式。
 
　　第一種，是以問候語加上單位、部門的名稱以及個人的姓名。它最為正式。例如：
 
　　“您好!瀚海集團公司人事部田恬。請講?！?BR> 
　　第二種，是以問候語加上單位、部門的名稱，或是問候語加上部門名稱。它適用于一般場合。例如：
 
　　“您好!京南公司廣告部。請講”?；蛘摺澳?人事部。請講”。后一種形式，主要適用于由總機接轉(zhuǎn)的電話。
 
　　第三種，是以問候語直接加上本人姓名。它僅適用于普通的人際交往。例如： 

　　“您好!郝茹莎。請講?！?BR> 
　　需要注意的是，在商務交往中，不允許接電話時以“喂，喂”或者“你找誰呀”作為“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口”，一個勁兒地問人家“你找誰”，“你是誰”，或者“有什么事兒呀?”
 
　　萬一對方撥錯了電話或電話串了線，也要保持風度，切勿發(fā)脾氣“耍態(tài)度”。確認對方撥錯了電話，應先自報一下“家門”，然后再告之電話撥錯了。對方如果道了歉，不要忘了以“沒關系”去應對，而不要教訓人家“下次長好眼睛”、“瞧仔細些”。
 
　　如有可能，不妨問一問對方，是否需要幫助他查一下正確的電話號碼。真的這樣做了，不是“吃飽了撐的”，而是借機宣傳了本單位的以禮待人的良好形象。
 
　　在通話途中，不要對著話筒打哈欠，或是吃東西。也不要同時與其他人閑聊。不要讓對方由此來感到在受話人的心中無足輕重。
 
　　結(jié)束通話時，應認真地道別。而且要恭候?qū)Ψ较确畔码娫挘灰恕霸轿弧睋屜取?BR> 
　　在接電話時，再次要注意給予對方以同等的待遇，堅持不分對象地一視同仁。
 
　　極其個別的人，長著一對挑肥揀瘦的“勢利眼”。即使是接電話時，也極為庸俗地“因人而宜”、“對象化”的傾向十分明顯。他們在接電話時，一開始總是“拿架子”，“打官腔”。先是愛搭不愛理地問上幾句“誰呀”、“什么事呀”，然后能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不關己，高高掛起”。不過他們的“天氣”也不總是永遠這般“陰沉”，一旦聽出來對方是上司、是家人、是朋友，或是自己正在求助的人，立即就會“雨過天晴云散盡”，低聲下氣，細語柔聲，卑躬屈膝，有求必應，不怕旁人說自己是一副奴才腔。這種不能平等待人的做法，既容易得罪人，也會讓旁人看不起。
 
　　在接待外來的電話時，理當一律給予同等的待遇，不卑不亢。這種公平的態(tài)度，容易為自己贏得朋友。
 
　　在通話時，接電話的一方不宜率先提出中止通話的要求。萬一自己正在開會、會客，不宜長談，或另有其他電話掛進來，需要中止通話時，應說明原因，并告之對方：“一有空閑，我馬上掛電話給您?！泵獾米寣Ψ接X得我方厚此薄彼。
 
　　遇上不識相的人打起電話沒個完，非得讓其“適可而止”不可的話，說得應當委婉、含蓄，不要讓對方難堪。比如，不宜說：“你說完了沒有?我還有別的事情呢”，而應當講：“好吧，我不再占用您的寶貴時間了”，“真不希望就此道別，不過以后真的希望再有機會與您聯(lián)絡”。
 
　　在接電話時，最后要注意代接電話時的態(tài)度。
 
　　有可能親自接的電話，就不要麻煩別人。尤其是不要讓自己的孩子奶里奶氣地代替自己接電話。雖然他們對這種實踐非常熱衷，也不提倡在這方面培養(yǎng)他們。
 
　　商務往來比較多的人，可請秘書代為處理電話，也可在本人不在時使用錄音電話。不過本人在場時，一般是不合適使用錄音電話哄人的。
 
　　萬一需要用錄音裝置時，則必須使自己預留的錄音友好，謙恭。通常，預留的錄音應為：“您好J這里是某某公司某某部。本部門工作人員現(xiàn)在因公外出，請您在信號聲音響過之后留言，或者留下您的姓名與電話號碼。我們將盡快與您聯(lián)絡。謝謝，再見。”
 
　　代接電話時，講話要有板有眼。被找的人如果就在身旁，應告訴打電話者：“請稍候”，然后立即轉(zhuǎn)交電話，不要抱著惡作劇或不信任的態(tài)度，先對對方“調(diào)查研究”一番，尤其是不允許將這類通話擴音出來。
 
　　被找的人如果尚在別處，應迅速過去尋找。不要懶于行動，連這點“舉手之勞”都不愿意做，蒙騙對方說“人不在”，或是大喊大叫“某人找某某人”，鬧得“世人皆知”，讓他人的隱私“公開化”。
 
　　倘若被找的人不在，應在接電話之初立即相告。并可以適當?shù)乇硎咀约嚎梢浴按鸀檗D(zhuǎn)告”的意思。不過應當先講“某人不在”，然后再問“您是誰”或“您有什么事情”，切勿“本末倒置”過來。省得讓打電話者疑心：他要找的人正在旁邊，可就是不想搭理他。
 
　　表示自己可以“代為轉(zhuǎn)告”的意思時，應當含蓄一些，例如：“需要我為您效勞的話，請吩咐”，聽上去就“可進可退”。不要一開口就“不由分說”，說什么“你有什么事情。都盡管可以告訴我，我一定不會‘貪污”’云云。只有在比較熟的人之間，才可以直接詢問：“您有留言嗎?”“要不要我告訴某某人，一回來就打電話給您”。
 
　　代接電話時，對方如有留言，應當當場筆錄下來。之后，還應再次復述一次，以免有誤。
 
　　在商界，人們往往風塵仆仆，來去匆匆。為適應商務人員工作繁忙，活動量大，時?！熬訜o定所”，而又急需“隨時隨地傳信息”的特點，近年以來移動通訊業(yè)務已有長足的發(fā)展。其中，移動電話與尋呼機更是獨領風騷，日益普及，成為廣大商務人員隨身必備、使用最為頻繁的兩種電子通訊工具。
 
　　移動電話，又名手機，以前曾被俗稱為“大哥大”。它是一種小型化、智能化的無線式電話。尋呼機，亦稱BP機。它是一種借助于人工輔助或者自動控制系統(tǒng)，及時向用戶傳遞文字或數(shù)字信息的電子顯示器。在民間，人們通常取其一呼即應之意，把它叫作呼機。盡管時下在不少人的眼里，手機與呼機是一種地位與身份的象征，但對商界人士而言，它們始終是，而且只能是兩種可以為我所用的實用性很強的通訊工具而已。
 
　　商界人士在日常交往中使用手機與呼機時，大體上有如下五個方面的禮儀規(guī)范必須嚴守不怠。
 
　　其一，是要置放到位。商務禮儀規(guī)定，手機與呼機的使用者，應當將其放置在適當之處。大凡正式的場合，切不可有意識地將其展示于人。
 
　　道理其實很簡單，手機就是手機，呼機就是呼機，它們終究不過是通訊工具罷了，而絕對不能視之為可以炫耀的裝飾品。把它們握在手中，別在衣服外面，放在自己身邊，或是有意當眾對其進行擺弄，實在無聊之至，商界人士是切不可那么做的。
 
　　按照慣例，外出之際隨身攜帶手機與呼機的最佳位置有二。它們一是公文包里，二是上衣口袋之內(nèi)。穿套裝、套裙之時，切勿將其掛在衣內(nèi)的腰帶上。否則撩衣取用或觀瞧時，即使不使自己與身旁之人“赤誠相見”，也會因此舉而驚嚇對方。
 
　　其二，是要遵守公德。使用手機與呼機，當然是為了方便自己。不過，這種方便是不能夠建立在他人的不便之上的。換而言之，商務人員在有必要使用手機與呼機時，一定要講究社會公德，切勿使自己的行為騷擾到其他人士。 ·
 
　　商務禮儀規(guī)定：在公共場所活動時，商務人員盡量不要使用手機與呼機。當其處于待機狀態(tài)時，應使之靜音或轉(zhuǎn)為震動。需要與他人通話時，應尋找無人之處，而切勿當眾自說自活。公共場所乃是公有共享之處，在那里最得體的做法，是人人都要自覺地保持肅靜。顯而易見，在公共場所里手機與呼機狂叫不止，或是在那里與他人進行當眾的通話，都是侵犯他人權(quán)利、不講社會公德的表現(xiàn)。在參加宴會、舞會、音樂會，前往法院、圖書館，或是參觀各類展覽時，尤須切記此點。
 
　　在工作崗位之上，亦應注意不使自己的手機與呼機的使用有礙于工作、有礙于別人。商界人士在寫字間里辦公時，盡量不要讓手機與呼機大呼小叫。尤其是在開會、會客、上課、談判、簽約以及出席重要的儀式、活動時，必須要自覺地提前采取措施，令自己的手機或呼機禁聲不響。在必要時，可暫時將其關機，或者委托他人代為保管。這樣做，表明自己一心不可二用，因而也是對有關交往對象的一種尊重和對有關活動的一種重視。
 
　　其三，是要保證暢通。使用手機與呼機，主要的目的是為了保證自己與外界的聯(lián)絡暢通無阻，商界人士對于此點不僅必須重視，而且還需為此而采取一切行之有效的措施。
 
　　告訴交往對象自己的手機或呼機號碼時，務必力求準確無誤。如系口頭相告，應重復一兩次，以便對方進行驗證。若自己的手機或呼機改動了號碼，應及時通報給重要的交往對象，免得雙方的聯(lián)系一時中斷。有必要時。除手機、呼號碼外，不妨同時再告訴自己的交往對象其他幾種聯(lián)系方式，以有備無患。
 
　　接到他人的尋呼或打在手機上的電話之后，一般應當及時與對方聯(lián)絡。沒有極其特殊的原因，與對方進行聯(lián)絡的時間不應當在此后超過五分鐘。尋呼他人或撥打他人的手機之后，亦應保持耐心，一般應當?shù)群驅(qū)Ψ绞昼娮笥?。在此期間，不宜再同其他人進行聯(lián)絡，以防電話頻頻占線。不及時回復他人電話，呼叫、撥打他人手機后迅速離去，或是轉(zhuǎn)而接打他人的電話，都會被視作惡意的犯規(guī)。
 
　　萬一因故暫時不方便使用手機或呼機時，可在尋呼臺、語音信箱上留言，說明具體原因，告之來電、來話者自己的其他聯(lián)系方式。有時，還可采用轉(zhuǎn)移呼叫的方式與外界保持聯(lián)系。
 
　　其四，是要重視私密。通訊自由，是受到法律保護的。在通訊自由之中，秘密性，即通訊屬于個人私事和個人秘密，是其重要內(nèi)容之一。使用手機、呼機時，對此亦應予以重視。
 
　　一般而言，二者的號碼，尤其是手機的號碼，不宜隨便告之于人。即便在名片上，也不宜包含此項內(nèi)容。因此，不應當隨便打探他人的手機、呼機號碼，更不應當不負責任地將別人的手機、呼機號碼轉(zhuǎn)告他人，或是對外界廣而告之。
 
　　出于自我保護和防止他人盜機、盜碼等多方面的考慮，通常不宜隨意將本人的手機、呼機借與他人使用，或是前往不正規(guī)的維修點對其進行檢修?？紤]到相同的原因，隨意借用別人的手機、呼機也是不適當?shù)摹?BR> 
　　其五，是要注意安全。使用手機、呼機時，對于有關的安全事項絕對不可馬虎大意。在任何時候，都切不可在使用時有礙自己或他人的安全。
 
　　按照常規(guī)，在駕駛車輛時，不宜忙里偷閑，同時使用手機通話，或是查看呼機。弄不好的話，就極有可能導致交通事故。
 
　　乘坐客機時，必須自覺地關閉本人隨身攜帶的手機、呼機。因為它們所發(fā)出的電子訊號，會干擾飛機的導航系統(tǒng)。
 
　　在加油站或是醫(yī)院里停留期間，也不準開啟手機、呼機。否則，就有可能釀成火災，或影響醫(yī)療儀器設備的正常使用。此外，在一切標有文字或圖示禁用手機、呼機的地方，均須遵守規(guī)定。
 
　　目前，在商務交往中，經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象手中。傳統(tǒng)的郵寄書信的聯(lián)絡方式，已難于滿足這一方面的要求。在此背景之下，傳真便應運而生，并且迅速走紅于商界。
 
　　傳真，又叫作傳真電報。它是利用光電效應，通過安裝在普通電話網(wǎng)絡上的傳真機，對外發(fā)送或是接收外來的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現(xiàn)代化的通訊聯(lián)絡的方式?，F(xiàn)在，在國內(nèi)的商界單位中，傳真機早已普及成為不可或缺的辦公設備之一。
 
　　利用傳真通訊的主要優(yōu)點是，它操作簡便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括一切復雜圖案在內(nèi)的真跡傳送出去。它的缺點主要是發(fā)送的自動性能較差，需要專人在旁邊進行操作。有些時候，它的清晰度難以確保。
 
　　商界人士在利用傳真對外通訊聯(lián)絡時，必須注意下述三個方面的禮儀問題。
 
　　第一，必須合法使用。國家規(guī)定：任何單位或個人在使用自備的傳真設備時，均須嚴格按照電信部門的有關要求，認真履行必要的使用手續(xù)，否則即為非法之舉。
 
　　具體而言，安裝、使用傳真設備前，須經(jīng)電信部門許可，并辦理相關的一切手續(xù)，不準私自安裝、使用傳真設備。 !
 
　　安裝、使用的傳真設備，必須配有電信部門正式頒發(fā)的批文和進網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備，必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測，然后方可到電信部門辦理使用手續(xù)。
 
　　使用自備的傳真設備期間，按照規(guī)定，每個月都必須到電信部門交納使用費用。
 
　　第二，必須得法使用。使用傳真設備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規(guī)范。不然，也會令其效果受到一定程度的影響。
 
　　本人或本單位所使用的傳真機號碼，應被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內(nèi)容。
 
　　對于主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好。為了保證萬無一失，在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前，最好先向?qū)Ψ酵▓笠幌?。這樣作既提醒了對方，又不至于發(fā)錯傳真。
 
　　發(fā)送傳真時，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時，也要注意使其內(nèi)容簡明扼要，以節(jié)省費用。
 
　　單位所使用的傳真設備，應當安排專人負責。無人在場而又有必要時，應使之自動處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話采用同一條線路。 

　　第三，必須依禮使用。商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。
 
　　在發(fā)送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發(fā)送文件、書信、資料時，更是要嘆記這一條。
 
　　出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門所設立在營業(yè)所內(nèi)的傳真機時，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外?對于工作人員亦須依禮相待。
 
　　人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真后，應當在第一時間內(nèi)即刻采用適當?shù)姆绞礁嬷獙Ψ?，以免對方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。
 
　　近年來，在諸種電子通訊手段中跑出來了一匹“黑馬”，它就是電子郵件。自打誕生以來，它的發(fā)展可謂突飛猛進，日新月異，令人刮目相看。當前，它已經(jīng)在商界得到了越來越廣泛的使用。
 
　　電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計算機所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡，向交往對象所發(fā)出的一種電子信件。使用電子郵件進行對外聯(lián)絡，不僅安全保密，節(jié)省時間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。
 
　　商界人士在使用電子郵件對外進行聯(lián)絡時，應當遵守的禮儀規(guī)范主要包括以下四個方面。
 
　　第一，電子郵件應當認真撰寫。向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。在撰寫電子郵件時，下列三點尤其必須注意。
 
　　一是主題要明確。一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。
 
　　二是語言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。
 
　　三是內(nèi)容要簡潔。網(wǎng)上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應當簡明扼要，愈短愈好。
 
　　第二，電子郵件應當避免濫用。在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間?！?BR> 
　　有鑒于此，若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子信件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出，更不宜隨意以這種方式在網(wǎng)上“征友”。
 
　　目前，有不少網(wǎng)民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數(shù)的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩惱不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事。
 
　　不過一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的。
 
　　第三，電子郵件應當注意編碼。編碼的問題，是每一位電子郵件的使用者均應予以注意的大事。由于中文文字自身的特點加上一些其他的原因，我國的內(nèi)地、臺灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當一位商界人士使用中國內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國內(nèi)地之外的其他一切國家和地區(qū)里的中國人發(fā)出電子郵件時，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的天書。
 
　　因此，商界人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的電子郵件。
 
　　第四，電子郵件應當慎選功能。現(xiàn)在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。
 
　　這主要是因為，一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發(fā)時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很可能會大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。